Sinds 14 augustus 2021 staat het decreet lokaal bestuur (artikel 20) toe om ook digitaal of hybride te vergaderen. De Vlaamse Regering legde in haar besluit van 10 september 2021 vast onder welke voorwaarden dit kan. Een van deze voorwaarden houdt in dat de lokale overheid in het huishoudelijk reglement van de vergaderingen de uitzonderingen vaststelt wanneer er digitaal of hybride kan worden vergaderd.
Voor een college van burgemeester en schepenen en een vast bureau zijn er geen uitzonderingen vast te leggen. Daarbij is een vermelding in het HHR voldoende.
Voor de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn en het bijzonder comité voor de sociale dienst is het opnemen van uitzonderingen wel vereist.
De aanpassingen aan de huishoudelijke reglementen van de raden werden ter kennisname voorgelegd aan het college van 22 februari, het overleg van de fractievoorzitters op 23 februari en het college van 8 maart 2022.
Kort samengevat:
1. De gemeenteraad vindt fysiek plaats.
Een raadslid/de voorzitter kan hybride mee vergaderen als die een verklaring op eer bezorgt dat hij/zij om medische redenen niet fysiek aanwezig kan zijn.
-> de vraag vanuit het college om de beslissing over een hybride deelname aan de voorzitter en de burgemeester over te laten werd niet weerhouden door de fractievoorzitters
-> de vraag vanuit het overleg met de fractievoorzitters om de hybride deelname door een 2/3 meerderheid te laten beslissen werd niet weerhouden door het college
Digitale vergaderingen kunnen enkel in uitzonderlijke omstandigheden.
De camera blijft aan staan tijdens de vergadering. Wie niet aanwezig blijkt te zijn zonder dit te vermelden in de chat, wordt geacht afwezig te zijn.
-> toegevoegd vanuit het overleg met de fractievoorzitters
2. Burgers kunnen bij een digitale raad of commissie vragen via e-mail bezorgen. Deze worden dan indien mogelijk ter zitting beantwoord.
-> de vraag vanuit het overleg met de fractievoorzitters om dit item te schrappen werd niet weerhouden
3. De commissies vinden fysiek plaats.
Er is geen mogelijkheid voor een raadslid/de voorzitter om hybride deel te nemen.
Digitale vergaderingen kunnen enkel in uitzonderlijke omstandigheden.
De camera blijft aan staan tijdens de vergadering. Wie niet aanwezig blijkt te zijn zonder dit te vermelden in de chat, wordt geacht afwezig te zijn.
4. Verder zijn er nog kleine schrappingen of toevoegingen die in het besluitgedeelte terug te vinden zijn.
5. De vraag vanuit het overleg met de fractievoorzitters om het presentiegeld voor de commissies op te trekken werd niet weerhouden.
Het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, artikel 20 en artikel 38.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
De gemeenteraad vervangt de eerste zin van de laatste alinea van artikel 1 door volgende tekst:
De gemeenteraadszittingen hebben fysiek plaats in het gemeentehuis (raadzaal), Binnenplein 1 in 2070 Zwijndrecht.
De gemeenteraad voegt artikel 1. bis toe:
Artikel 1.bis
De gemeenteraad kan enkel digitaal en hybride vergaderen onder de minimale voorwaarden van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 en de uitzonderlijke omstandigheden, die hier verder vermeld worden.
Wat is het onderscheid tussen digitaal en hybride vergaderen:
Een vergadering kan hybride plaatsvinden indien een raadslid een verklaring op eer via e-mail bezorgt dat hij/zij om medische redenen de vergadering niet fysiek kan bijwonen. Deze verklaring kan tot een half uur voor de zitting aan de algemene directeur naar het mailadres secretariaat@zwijndrecht.be worden gestuurd.
Indien de voorzitter de vergadering hybride bijwoont, duidt hij een raadslid aan dat hem vervangt als voorzitter in de vergaderzaal. De voorzitter die thuis mee vergadert, wordt als raadslid beschouwd.
Uitzonderlijke omstandigheden waaronder digitaal wordt vergaderd:
Voor de eigenlijke vergadering tellen, behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen, de gewone regels uit het decreet over het lokaal bestuur en dit huishoudelijk reglement.
De raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.
Bij hybride vergaderingen wordt een combinatie gebruikt van het digitale handje (digitale deelnemers) en het woord vragen via de microfooninstallatie (on site deelnemers).
De leden die digitaal deelnemen aan de vergadering, volgen de zitting via een audiovisuele liveverbinding en laten doorheen de vergadering hun camera aanstaan. De voorzitter kan de raadsleden zelf in beeld brengen.
Bij het kortstondig of langdurig verlaten én terug vervoegen van de vergadering meldt een raadslid dit in de vergaderchat.
Raadsleden die niet voor de camera blijken te zitten en hierover niets gemeld hebben in de chat, daarvan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.
De gemeenteraad schrapt volgende zin uit artikel 10 :
Voor de opening van de gemeenteraadszitting nodigt de voorzitter de gemeenteraadsleden uit hun badge in hun microfoon te steken en zich aan te melden in de notulentoepassing voor de elektronische stemmingen.
De gemeenteraad voegt volgende zin toe aan artikel 24:
Indien de vergadering digitaal plaatsvindt, kan elke burger zijn vragen doorgeven via e-mail gericht aan de algemeen directeur op het mailadres secretariaat@zwijndrecht.be tot en met uiterlijk 2 dagen (dinsdag) voor de zitting.
De gemeenteraad voegt in artikel 27 'Bij de fysieke vergadering is' toe aan de tweede zin.
De gemeenteraad schrapt in artikel 27:
De gemeenteraad voegt artikel 34.bis toe:
Artikel 34. bis
De algemene commissie kan enkel digitaal en hybride vergaderen onder de minimale voorwaarden van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 en de uitzonderlijke omstandigheden, die hier verder vermeld worden.
Er is geen hybride deelname van een raadslid of de voorzitter mogelijk bij commissievergaderingen.
Uitzonderlijke omstandigheden om digitaal te vergaderen:
Voor de eigenlijke vergadering tellen, behoudens de specifieke bepalingen over digitaal vergaderen, de gewone regels uit het decreet over het lokaal bestuur en dit huishoudelijk reglement.
De raadsleden die deelnemen aan een digitale raadsvergadering vragen het woord via het opsteken van een digitaal handje. Ze zetten hun microfoon enkel aan wanneer ze het woord krijgen van de voorzitter. De voorzitter kan de microfoon van raadsleden dempen.
De leden die digitaal deelnemen aan de vergadering, volgen de zitting via een audiovisuele liveverbinding en laten doorheen de vergadering hun camera aanstaan. De voorzitter kan de raadsleden zelf in beeld brengen.
Bij het kortstondig of langdurig verlaten én terug vervoegen van de vergadering meldt een raadslid dit in de vergaderchat.
Raadsleden die niet voor de camera blijken te zitten en hierover niets gemeld hebben in de chat, daarvan wordt aangenomen dat ze de vergadering definitief verlaten hebben.
De gemeenteraad voegt volgende zin toe aan artikel 38:
Indien de vergadering digitaal plaatsvindt, kan elke burger zijn vragen doorgeven via e-mail gericht aan de algemeen directeur op het mailadres secretariaat@zwijndrecht.be tot en met uiterlijk 2 dagen (maandag) voor de zitting.
Deze aanpassingen van het huishoudelijk reglement gemeenteraad treden in werking op 1 april 2022.