Op vraag van de medewerkers van de dienst Uitvoering is bekeken of een warmedrankenautomaat in de Laarstraat 90 kan geplaatst worden. Omdat de huidige warmedrankenautomaten die in het gemeentehuis en het Sportcentrum Den Draver geplaatst zijn, geleverd zijn door de firma Jacobs Douwe Egberts, is voor een bijkomende warmedrankenautomaat contact opgenomen met de firma Jacobs Douwe Egberts.
Op 3 juni 2022 is bij de personeelsdienst het aantal werknemers op de dienst Uitvoering opgevraagd. In totaal zijn er bij de dienst Uitvoering 44 werknemers in dienst waarvan 33 werk- en vakmannen. Bij het type warmedrankenautomaten die nu in het gemeentehuis geplaatst zijn, moet voor elke kop koffie de koffiebonen gemalen worden. Als hetzelfde type warmedrankenautomaat op de dienst Uitvoering geplaatst zou worden, zal dat tot lange wachttijden leiden als de werkmannen een thermoskan met koffie willen vullen voor ze op een buitenlocatie gaan werken. Daarom stelt de firma Jacobs Douwe Egberts voor om een warmedrankenautomaat met liquide koffie, een soort koffiesiroop, op de dienst Uitvoering te installeren. Deze warmedrankenautomaat heeft een waterreservoir van 9,6 liter, zodat thermoskannen snel gevuld kunnen worden.
Warmedrankenautomaten met koffiebonen kunnen enkel nieuw geleaset worden. Daarnaast is het binnen het huidige dossier van de warmedrankenautomaten financieel héél oninteressant om een bijkomende warmedrankenautomaat te leasen. De huidige overeenkomst met de firma Jacobs Douwe Egberts eindigt immers op 30 juni 2024, dat betekent dat de nieuwe warmedrankenautomaat zal moeten afbetaald worden op 22 maanden i.p.v. op 60 maanden. De kostprijs zal dus ca. 3 x hoger liggen dan bij de toestellen die nu geleast worden. Een nieuwe overeenkomst van 60 maanden voor een bijkomende warmedrankenautomaat afsluiten is niet wenselijk, omdat deze overeenkomst mogelijks een volgende overeenkomst voor warmedrankenautomaten grotendeels zal overlappen. Bovendien is er door de coronacrisis een tekort aan onderdelen en kan de leveringstermijn van een nieuwe warmedrankenautomaat met koffiebonen heel lang op zich laten wachten.
Daarom stelt de firma Jacobs Douwe Egberts voor om een tweedehandse warmedrankenautomaat met liquide koffie, een soort koffiesiroop in zakken die gemengd wordt met water, in bruikleen te leveren. Deze warmedrankenautomaat levert een kop koffie, heet water of een thermoskan koffie uit. De warmedrankenautomaat wordt door firma Jacobs Douwe Egberts aangeboden aan contractvoorwaarden die conform zijn aan het huidige bestek. De firma Jacobs Douwe Egberts heeft een tweedehandse warmedrankenautomaat voor liquide koffie in voorraad en is onmiddellijk leverbaar.
Type warmedrankenautomaat met liquide koffie (zie de offerte van JDE in de bijlage):
Koffie:
Kostprijs:
Bij een dosering van 4 cc per kop koffie van 125 ml haal je uit 1 liter Cafitesse Smooth Roast 250 koppen koffie. De prijs per kop koffie bedraagt 0,1525 euro excl. accijnzen en excl. btw. of 0,1635 euro incl. 0,00176 euro accijnzen en incl. 6% btw. In de prijs van de koffie is alles inbegrepen, het gebruik van de warmedrankenautomaat als ook de technische service. De contractvoorwaarden zijn conform het huidige bestek. Elektriciteits- en watertoevoer moeten aangepast worden bij het installeren van een warmedrankenautomaat op de dienst Uitvoering.
Ter info: op de dienst Uitvoering worden op jaarbasis gemiddeld ongeveer 12 000 koppen koffie geconsumeerd. De kostprijs bedraagt 0,13 euro incl. btw per kop koffie. De kosten zijn berekend op het aantal uitgeleverde pakjes gemalen Oxfam koffie. Bij de dosering is 6,5 cc per kop koffie gerekend omdat gerekend wordt aan 6 à 7 gram gemalen koffie per kop koffie.
Raming totaal aantal geconsumeerde koffies op de dienst Uitvoering voor 2022 gebaseerd op aantal pakjes Oxfam koffie uitgeleverd aan de dienst Uitvoering en 6,5 gr per koffie | Raming aantal koppen koffies nog uit te leveren op de dienst Uitvoering van 11 augustus tot eind 2022 | Raming totale kostprijs tot eind 2022 met pakjes Oxfam koffie: kostprijs 0,13 euro incl. btw per kop koffie | Raming totale kostprijs tot eind 2022 met warmedrankenautomaat JDE: kostprijs
0,1635 euro incl. accijnzen en btw per kop koffie |
| 11923 | 4671,20 | 607,26 € | 763,74 € |
Budget:
In 2022 is voor een bijkomende warmedrankenautomaat geen budget voorzien op AR/BI 61400000/01190. Na het oplijsten van de gemaakte kosten en de vermoedelijk te maken kosten voor de resterende maanden van 2022 is op AR/BI 61400000/01190 een budget beschikbaar van 6224,42 euro. Dit is voldoende om de meerkost van de warmedrankenautomaat, 763,74 euro - 607,26 euro = 156,48 euro te financieren. Als er op de dient Uitvoering een bijkomende warmedrankenautomaat geïnstalleerd wordt moet dit opgenomen worden in het meerjarenplan.
Budget 61400000/01190 (o.a. koffie, thee, fruitsap…) voorzien in 2022 | Budget verbruikt tot 11/08/2022 (222 dagen in 2022) | Budget verbruikt en geëxtrapoleerd naar 31/12/2022 | Raming ongebruikt budget 2022 |
| 25 250,00 € | 11 571,72 € | 19 025,58 € | 6 224,42 € |
Conclusie:
Rekening houdend met het voorgaande zijn er 3 mogelijkheden:
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 42, § 1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van 144 000,00 euro niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, artikel 90, 1°.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
nvt
Het college beslist om de warmedrankenautomaat die nu geïnstalleerd is op de eerste verdieping op de dienst Cultuur/Jeugd/Sport te verhuizen naar de Laarstraat 90. Dit is een warmedrankenautomaat zonder cacao. De snelheid om koffie te zetten is laag. De nutsleidingen moeten op de dienst Uitvoering eventueel aangepast worden. De kostprijs voor de verhuis door de firma Jacobs Douwe Egberts bedraagt 125 euro excl. btw. De gemeente mag de warmedrankenautomaat zelf verhuizen.