De opdracht bestaat uit het coördineren, ondersteunen en begeleiden van de projectgroep met het oog op de eventuele goedkeuring van het gezamenlijk voorstel tot samenvoeging (= definitieve samenvoegingsbeslissing), welke door de gemeenteraden moet worden genomen uiterlijk op 31 december 2023.
De projectgroep staat in de eerste plaats in voor de inventarisering van de organisatorische/ambtelijke verschillen tussen de betrokken gemeenten tegen 1 juli 2023. De transitiemanager staat parallel of daarna in voor het opstellen van ontwerpvoorstellen om tot een harmonisatie tussen de gemeenten te komen. Deze ontwerpvoorstellen moeten afgerond zijn tegen 1 november 2023, met het oog op de gemeenteraden van november en desnoods december.
De projectgroep zorgt voor een inhoudelijke rapportering van de voortgang van de uitwerking van de samenvoeging, en dit op periodieke basis, met bijzondere aandacht voor de terugkoppeling hiervan aan zowel de schepencolleges als de gemeenteraden.
Einde opdracht: 31 december 2023
Mogelijke uitbreiding van de opdracht:
Indien het gezamenlijk voorstel wordt aangenomen door minstens twee gemeenteraden, bestaat de opdracht van de transitiemanager bijkomend uit het coördineren, ondersteunen en begeleiden van de projectgroep met het oog op een samenvoeging van de desbetreffende gemeenten op 1 januari 2025 (harmonisatie), opdat deze op ambtelijk vlak zo vlot en efficiënt mogelijk kan verlopen. Deze uitbreiding moet apart voorzien worden in de offerte, maar de effectieve toewijzing daarvan gebeurt door de gemeenteraden uiterlijk in december 2023.
In het geval van de uitbreiding, eindigt de opdracht ten laatste op 1 januari 2025, met een overzichtelijk rapport van de transitiemanager dat concrete aanbevelingen bevat voor de verdere administratieve uitrol van de fusie vanaf 1 januari 2025.
De volledige opdrachtomschrijving is in bijlage te vinden.
De gemeente is sinds 2007 vennoot van Poolstok (het toenmalige Jobpunt Vlaanderen).
De gemeente oefent samen met de andere vennoten van Poolstok in-house-toezicht uit op Poolstok waarbij aan al de voorwaarden zoals gesteld in art. 30, § 3 Overheidsopdrachtenwet 2016 is voldaan. Bijgevolg kan de gemeente overeenkomstig art. 30, § 3 Overheidsopdrachtenwet 2016 een opdracht plaatsen bij Poolstok zonder die wet toe te passen.
Poolstok beschikt over raamcontracten op basis waarvan zij een onderaannemer kan aanstellen die de nodige expertise en ervaring heeft om een opdracht uit te voeren zoals hierboven toegelicht.
Aan de gemeenteraad zal dan ook voorgesteld worden om een opdracht tot aanstellen van een transitiemanager te plaatsen bij Poolstok.
In navolging van artikel 5 van de principiële beslissing zoals genomen door de gemeenteraad op 27 oktober 2022, zal het voorstel van toewijzing van de transitiemanager vervolgens worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
Op vlak van kostenverdeling wordt voorgesteld om hiervoor de verhouding volgens het inwonersaantal te nemen (01/01/2022). Dit komt neer op: 58% Beveren, 22% Zwijndrecht en 20% Kruibeke.
Het decreet lokaal bestuur, artikel 41, 10°.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 30.
Het college neemt kennis van het voorstel om een inhouse-opdracht te plaatsen bij Poolstok voor de aanstelling van een transitiemanager en van de opdrachtomschrijving van de transitiemanager. Het college verwijst dit dossier ter goedkeuring door naar de gemeenteraad.