2023_CBS_00386 - Intergemeentelijk project elektrisch autodelen Interwaas: verlenging met 1 jaar - voorstel tot goedkeuring

Eind maart 2021 werden binnen een project van Waasland Klimaatland 20 elektrische deelwagens in het Waasland en Hamme uitgerold. Interwaas sloot hiervoor een raamovereenkomst af met Autopartners Share, die de wagens least aan de gemeenten. Tien gemeenten gingen op dit aanbod in en elk plaatste 2 deelwagens die ook gebruikt kunnen worden door het gemeentepersoneel voor dienstverplaatsingen.

De looptermijn van de raamovereenkomst is 2 jaar, met mogelijkheid om tweemaal met een termijn van één jaar te verlengen. Voor dit project werd een subsidie verkregen van het Departement Omgeving. De subsidie voor de gemeenten loopt tot 31 maart 2023 en bedraagt 331 euro excl. btw per wagen, per maand. 

Op 31 maart 2023 staan de elektrische deelwagens binnen het project Waasland Klimaatland er twee jaar. Dit betekent dat op 01/04/2023:

1. De leasecontracten van de twee wagens met 1 jaar verlengd of stopgezet kunnen worden.
2. Het subsidiebedrag van 331 euro excl. btw per wagen, nu te zien als een korting op de factuur, wegvalt.

Interwaas vraagt aan de gemeenten om een keuze te maken m.b.t. het leasecontract: wenst de gemeente dit contract te verlengen of stop te zetten? Vanuit Interwaas en de dienst wordt voorgesteld om het contract met één jaar te verlengen, om volgende redenen:

• De gemeente ondertekende het Lokaal Energie- en Klimaatpact, waarin volgende doelstelling is opgenomen:
  • voorzien van 1 “toegangspunt”’ voor een (koolstofvrij) deelsysteem per 1000 inwoners. Voor onze gemeente komt dit op 38 deelwagens tegen 2030. Autopartners Share heeft een aanvullend aanbod op de andere aanbieders in de regio zoals Cambio en Stapp.in. Het is als gemeente of stad aan te raden om meerdere aanbieders van deelwagens te voorzien op hun grondgebied. 
• De maandelijkse rapporten geven aan dat enkele inwoners al frequente gebruikers zijn van de deelwagens. De wagens wegnemen zou aan hen signaleren dat de deelwagens in de gemeente geen betrouwbare vervoersoptie zijn. 
• Ook in het Regionaal Klimaatplan, goedgekeurd door alle Wase gemeenten en Hamme, is koolstofvrije deelmobiliteit een belangrijke doelstelling. Vanuit Waasland Klimaatland zal er verder ingezet worden op het promoten van deelmobiliteit bij verschillende doelgroepen.
• Besturen die verder beroep doen op een verlenging van deze raamovereenkomst zijn vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. 
• Het win-win-model voorgesteld door Autopartners Share blijft van toepassing: inkomsten uit ritten van privé gebruikers (i.e. andere gebruikers dan gemeentepersoneel) worden verdeeld tussen de gemeente en Autopartners Share. Hoe meer externe gebruikers er rijden, hoe lager de factuur van de gemeenten. We verwachten dat steeds meer inwoners de weg naar de deelwagens zullen vinden.  
• De deelwagens kunnen gebruikt worden als dienstvoertuig voor het gemeentepersoneel. In de leaseprijs zijn ook alle kosten inbegrepen: kosten voor onderhoud, ‘brandstof’, verzekeringen, reiniging van de wagens… deze kosten moeten ingecalculeerd worden bij het vergelijken van deze deelwagens met dienstwagens in eigen beheer. 

We stellen vast dat het gebruik van de deelwagens door gemeentepersoneel nog beperkt is. Op korte termijn zal echter een oude benzinewagen (Opel Combo met nummerplaat SBL478), die gebruikt wordt door de dienst uitvoering, vervangen moeten worden. Er wordt voorgesteld om de Opel Combo die nu als dienstwagen aan het gemeentehuis staat, te gebruiken voor deze vervanging. Deze wagen zou dus naar uitvoering gaan, waardoor er één gemeentevoertuig minder aan het gemeentehuis zal staan. Gezien de korte afstand naar de elektrische deelwagen aan de sporthal, kan deze dan meer ingezet worden voor dienstverplaatsingen. Dit heeft als voordeel dat er geen nieuw voertuig moet aangekocht worden, en dat het gebruik van de deelwagen door gemeentepersoneel meer gestimuleerd wordt. Meer gebruik van deze wagens door personeel heeft ook als voordeel dat de wagens meer zichtbaar worden in het straatbeeld, wat ook het gebruik door inwoners kan stimuleren.

In geval van verlenging van het contract, brengt Autopartners Share de gemeente op de hoogte van enkele aanvullende modaliteiten bij het raamcontract. Autopartners Share heeft tot nu toe nooit meerkosten doorgerekend naar gemeenten, bedrijfsklanten of zelfs particuliere gebruikers. De prijsstijgingen creëren echter een onhoudbare financiële situatie waardoor Autopartners Share zich genoodzaakt ziet om, geheel in overeenstemming met het raamcontract, enkele prijswijzigingen door te voeren op 3 vlakken:

1. Toepassing van de rubriek “prijsherzieningen” zoals voorzien in het raamcontract, naar aanleiding van opeenvolgende prijsverhogingen van de producten waarop dit raamcontract van toepassing is.  
   1. Reeds geplaatste voertuigen: behoud van de initiële forfaits en plafondprijzen. Het break-evenpunt wordt wel verhoogd, waardoor er enkele uren betalend gebruik door externen extra nodig zijn alvorens de prijs voor de stad/gemeente zal zakken. Ook de kostprijs voor extra kilometers wordt verhoogd van 0,17 euro per kilometer naar 0,22 euro per kilometer, excl. btw.
   2. Nieuw geplaatste voertuigen: toepassing van de nieuwe forfaits en plafondprijzen.  
2. Nieuwe tariefplannen voor private en zakelijke gebruikers. De kilometerprijs stijgt voor alle gebruikers voornamelijk onder invloed van de huidige energiekosten. De tijdskost blijft dezelfde voor alle reguliere gebruikers van deelwagens, en stijgt enkel voor gebruikers die het voertuig vooral gebruiken als korte termijn huurwagen. 
3. Een aanpassing van de gebruiksvoorwaarden om zoveel mogelijk in te zetten op regelmatige maar korte gebruiksperiodes. 

De aanvullende modaliteiten bevinden zich als bijlage bij deze nota.

Bij verlenging zal de deelwagen met standplaats aan de kerk in Burcht, verplaatst worden naar de Statiestraat, ter hoogte van het “borrelplein”. Dit locatievoorstel werd reeds goedgekeurd door het college op 26 juli 2022. Daar de werken aan het plein nu afgelopen zijn, kan hier een laadpaal aangevraagd worden voor de nieuwe standplaats. Deze verplaatsing zorgt ervoor dat beide deelwagens op wandelafstand van elkaar zullen staan, waardoor ze een beter alternatief vormen voor elkaar in het geval één van de wagens reeds gereserveerd is.

De gemeente betaalt een maandelijks forfait voor de wagens. Afhankelijk van het gekozen forfait, zijn er gebruiksuren en kilometers inbegrepen voor het gemeentepersoneel. Forfait 2 en 3 bieden ook de mogelijkheid om het voertuig tijdens de kantooruren te blokkeren voor gemeentepersoneel. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de forfaits en de kostprijzen. Tot nu toe werd voor beide deelwagens forfait 0 toegepast. Dit betekent dat de gemeente een maandelijkse forfaitkost heeft van 400 euro excl. btw. Deze kan dalen als het gebruik door externen (inwoners, bedrijven, ...) het break-even punt overschrijdt. In dit forfait zitten geen uren en kilometers inbegrepen voor gebruik door gemeentepersoneel. Dit betekent dat het gebruik door personeel wordt aangerekend aan de tarieven van de extra uren en extra kilometers. In oktober 2022 kende de deelwagen aan de sporthal het hoogste gebruik door gemeentepersoneel, namelijk 49,52 uren en 359 km. Dit komt bij forfait 0, naast de forfaitkost van 400 euro, op een kost van 242,89 euro excl. btw. De totaalkost komt dus op 642,89 euro excl. btw. In dit geval zou forfait 1 dus goedkoper uitkomen, dan betaalt de gemeente 550 euro excl. btw en zijn er 80 uren en 1.500 km inbegrepen voor personeel. Indien het college akkoord gaat met het verplaatsen van de Opel Combo 1LLH459 naar dienst uitvoering, zal het gebruik van de deelwagens voor dienstverplaatsingen toenemen. Voor de deelwagen aan de sporthal wordt dan ook voorgesteld om te opteren voor forfait 1.

De totale kost op jaarbasis komt dan maximum op 1.149,5 euro BTW inclusief per maand of 13.794 euro inclusief per jaar (2 deelwagen waarvan 1 forfait 0 en 1 forfait 1).

De kost voor deze verlenging zal gefinancierd worden met inkomsten van de stedenbouwkundige last. Het college wijst hierbij op volgend aandachtspunt: het gebruik van gelden van de stedenbouwkundige last voor de kosten van een deelwagen die ook door gemeentepersoneel gebruikt wordt, valt moeilijk te rijmen. Het college vraagt dat dit bij de budgetbespreking bekeken wordt.