Na evaluatie van de sportkampen van afgelopen zomer merkt de sportdienst op dat de huidige samenwerkingsovereenkomst voor sportkampen ingericht door erkende Zwijndrechtse sportverenigingen niet langer de kwaliteit vooropstelt die we als gemeentebestuur wensen.
In samenspraak met de verenigingen en sportraad zijn onderstaande aanpassingen doorgevoerd. De sportraad geeft een positief advies over de wijzigingen.
Wijzigingen:
Algemeen
- "Jaarlijks kunnen er meerdere kampen georganiseerd worden door een vereniging, dit na overleg met de sportdienst en rekening houdend met de algemene programmatie van het ZoWieZo-vakantieaanbod."
Argument: Op vraag van enkele verenigingen maken we het mogelijk om meerdere kampen i.s.m. het gemeentebestuur te organiseren. Uiteraard moet elke vereniging de kans krijgen en moet dit passen in de algemene programmatie. Gezien onze clubs een kwalitatief en variërend aanbod kunnen bieden is dit ook een meerwaarde voor ons als gemeentebestuur.
Welke ondersteuning biedt het gemeentebestuur?
“Het gemeentebestuur promoot het sportkamp via de gebruikelijke gemeentelijke kanalen. Indien nodig voorziet de gemeente extra promotiemateriaal in de vorm van drukwerk enzoverder”
Argument: De vraag naar drukwerk (flyers, affiches,..) wordt vaak gesteld ter promotie van de sportkampen. Indien deze in samenwerking zijn met het gemeentebestuur kunnen wij deze voorzien.
- Sportgekwalificeerde lesgever
“Het gemeentebestuur vergoedt één sportgekwalificeerde monitor die wordt afgevaardigd door de vereniging volgens de gebruikelijke gemeentelijke tarieven.”
Argument: Dit wordt geschrapt in de nieuwe afsprakennota. Er zal wel een financiële compensatie gebeuren, maar deze wordt uitbetaald aan de vereniging zelf en niet aan één trainer. Met deze extra middelen kan de vereniging kiezen om hun trainers/lesgevers te vergoeden of dit op een andere manier te investeren in hun werking.
- G-sport
“Het gemeentebestuur biedt de vereniging maximale kansen om inclusief sporten voor deelnemers met een beperking mogelijk te maken. De sportdienst zorgt voor een vlotte communicatie tussen de ouders en de vereniging en biedt voor de club kosteloos extra ondersteuning aan waar nodig. Deze ondersteuning moet voldoen aan de nood die er op dat moment is en kan bestaan uit materiaal en/of extra begeleiding. In geen geval gaat dit over extra financiële middelen.”
Argument: Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst.
- Materialen
“De materialen uit de gemeentelijke uitleendienst worden, indien beschikbaar, gratis ter beschikking gesteld voor de duur van het sportkamp. Het reglement materiaaluitleendienst is van toepassing. De vereniging staat zelf in voor de aanvraag, transport en beheer van het materiaal”. (www.zwijndrecht.be)
Argument: Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst. Daar waar voorgaande jaren de sportdienst instond voor het beheer, aanvraag en transport van het materiaal wordt deze verantwoordelijkheid nu bij de clubs gelegd. Dit om de sportdienst voor een deel te ontlasten, anderzijds om er voor te zorgen dat de clubs respectvoller omgaan met het beheer van het materiaal alsook geen overbodige zaken uitlenen, wat in het verleden wel gebeurde.
- Voor- en naopvang
“Het gemeentebestuur organiseert voor- en naopvang in de gemeentelijke kinderopvang Kobbe en Kozze. Er wordt gratis vervoer ingericht naar en van de activiteit vanuit de gemeentelijke opvanginitiatieven. Tussentijds wordt er door de gemeente geen vervoer georganiseerd. Tijdens de sluitingsperiode wordt er geen opvang voorzien. “
Argument: Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst.
- Inschrijvingen
“Inschrijven voor de activiteiten van het gemeentelijk vakantieaanbod kan vanaf een bepaalde datum, enkel en alleen via het gemeentelijk inschrijvingsprogramma i-Active. In overleg met de sportdienst wordt beslist of de eigen leden vroeger bij de vereniging kunnen inschrijven. In dit geval verbindt de vereniging zich ertoe minstens 20% van het aantal beschikbare plaatsen voor te behouden voor deze inschrijvingsdag”
Argument: 1. Er worden vooraf geen plaatsen vrijgehouden voor de leden van de vereniging, dit om alle kinderen dezelfde kans te geven om te kunnen inschrijven voor deze activiteit. 2. Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst: in het verleden waren er partners die los van ons inschrijvingsprogramma leden (en anderen) inschreven. Dit zorgde ervoor dat de sportdienst geen overzicht had van het exact aantal deelnemers. Naar verzekering, fiscale attesten en communicatie naar de ouders toe, zorgde dit voor verwarrende situaties. Vandaar de verplichting om enkel via i-Active in te schrijven.
- Subsidies
“Door het inrichten van sportkampen voor jeugd t.e.m. 18 jaar krijgt de vereniging extra subsidiepunten. Het subsidiereglement voor het plaatselijk sociaal-cultureel werk, afdeling sport is van toepassing.”
Argument: deze regel wordt geschrapt. De clubs zullen niet langer extra subsidiepunten krijgen voor het organiseren van een sportkamp, dit omdat ze reeds worden vergoed voor het inrichten van dit kamp. Dit is ook uit het subsidiedossier gehaald.
- Verzekering
“De vereniging verzekert de deelnemers en vrijwillige begeleiders voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens alle activiteiten in het kader van het sportkamp. Informeer bij uw sportfederatie naar de dekking van leden en niet-leden bij sportpromotionele activiteiten ingericht door de club”
Argument: 1. Deze regel is geschrapt in de huidige overeenkomst. 2. Aanvulling: “Het gemeentebestuur verzekert de deelnemers voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens alle activiteiten in het kader van het sportkamp.” – de clubs verzekeren enkel nog hun eigen vrijwilligers/trainers. Alle deelnemers vallen onder de verzekering van Netwerk Lokaal Sportbeleid.
Welk engagement verwachten we van de vereniging?
- Communicatie
“De vereniging meldt 5 maanden voor aanvang van de zomer- en paasvakantie & 3 maanden voor aanvang van de herfst – kerst- en krokusvakantie aan de sportdienst dat zij een sportkamp wenst te organiseren i.s.m. het gemeentebestuur. Teneinde een goede communicatie tussen sportdienst en vereniging te bewerkstelligen, stelt de vereniging een contactpersoon aan die zorgt voor een vlotte communicatie met de sportdienst.”
Argument: Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst. Termijnen zijn toegevoegd zodat de sportdienst deze tijdig mee kan opnemen in de voorbereidingen en programmatie.
- Kwaliteit
“De vereniging engageert zich om een kwalitatief verantwoord sportkamp aan te bieden. De sportdienst krijgt op vraag inzage in de planning.”
Argument: wordt volledig geschrapt en vervangen door “Wat is het sportkamp” - Wat is het sportkamp
“De vereniging engageert zich om een inhoudelijk kwaliteitsvol sportkamp aan te bieden.
De vereniging zorgt voor:- Minimum 1 gekwalificeerde begeleider binnen het sport (VTS-diploma, Bachelor LO) of jeugdwerk (Animator, Hoofdanimator) van minimum 18 jaar oud
- Minimum 1 begeleider per 12 kleuters
- Minimum 1 begeleider per 15 lagereschoolkinderen/adolescenten
LET OP: de minimumleeftijd van de begeleiders is 16 jaar.
De sportdienst krijgt minimum 2 weken voor aanvang van het kamp inzage in de planning met daarbij een overzicht van de begeleiders met hun respectievelijke attesten.”
Argument: nieuwe paragraaf toegevoegd. Deze geeft de sportdienst meer garantie dat er genoeg sport- jeugdwerkgekwalificeerde begeleiders zijn tijdens het kamp. Verder heeft de sportdienst, door inzage van de planning, een beter idee over de invulling van het kamp.
- Deelnamegelden
“De vereniging hanteert de tarieven opgenomen in het gemeentelijk retributiereglement. Bij een afwijking van deze tarieven stelt de vereniging op voorhand het programma van de week en bijhorende begroting voor en wordt het verhoogde tarief voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. De vereniging hanteert het door het gemeentebestuur vastgestelde kortingstarief voor houders van een Z-pas”
Argument: wordt geschrapt gezien we de tarieven van de UiTPAS met kansentarief automatisch toepassen bij het inschrijven via i-Active. Geen invloed voor de verenigingen.
- Onthaal- en afhaalmomenten
“De verenigingen staan mee in voor de onthaal- en afhaalmomenten. Dit steeds een halfuur voor aanvang en na afloop van de activiteit. De kinderen die gebruik maken van naopvang worden door de vereniging na afloop van het sportkamp verzameld. De vereniging engageert zich om het gemeentebestuur, bij sterk afwijkende vertrek- en aankomsturen en waar nodig, te ondersteunen bij het begeleiden van de kinderen”
Argument: 1. nieuwe titel i.p.v. “Voor- en naopvang” 2. Onderlijnd: aanvulling op bestaande tekst. Geeft de sportdienst de mogelijkheid om alles administratief af te handelen tijdens het onthaal- afhaalmoment, de verenigingen zorgen voor toezicht bij de deelnemers.
Financiële afhandeling
- Uitbetaling inschrijvingsgelden
“De vereniging ontvangt de inschrijvingsgelden na afloop van het sportkamp en binnen de dertig dagen na ontvangst van een door de vereniging opgestelde onkostennota/factuur, indien aan alle bepalingen in deze overeenkomst werden voldaan. Dit alvast geldend t.e.m. 2025. Bij de inrichting van een combinatiekamp worden de deelnamegelden volgens een eerlijke en vooraf vastgelegde verdeelsleutel overgemaakt aan de verschillende partijen.”
Argument: Aanvulling tot 2025: gezien de nieuwe prijzen in het retributiereglement tot dan van toepassing zijn en mogelijks na 2025 de prijzen worden herzien, nemen we deze datum over. Afhankelijk van wat de nieuwe prijssetting dan zal zijn, zullen we opnieuw opteren om de inschrijvingsgelden door te storten of te gaan werken met forfaitaire bedragen of een andere verdeelsleutel.
In bijlage:
- Positief advies van de Sportraad
- Huidige samenwerkingsovereenkomst sportkampen ingericht door een erkende Zwijndrechtse sportvereniging i.s.m. het gemeentebestuur.
- Nieuwe Afsprakennota sportkampen ingericht door een erkende Zwijndrechtse sportvereniging i.s.m. het gemeentebestuur.