2023_CBS_00432 - Digitalisering inkomende facturen - goedkeuring gunning

Er werd contact genomen met Cevi/Logins om voorgaande problematiek te bespreken en om op zoek te gaan naar een betere oplossing.

Cevi/Logins heeft een volwaardig partnerschap met leverancier Arco voor wat betreft de digitale verwerking van inkomende facturen. Dit partnerschap gaat zo ver dat Arco niet rechtstreeks zichtbaar is voor de klant (Arco host de bestanden wel achterliggend maar verificatie van facturen of andere transactionele zaken verlopen via New Horizon). Het is als het ware een extra module binnen New Horizon en Cevi/Logins is steeds aanspreekpunt voor de klant. Er is hierdoor het probleem niet meer van tussen 2 partijen te zitten. Cevi/Logins is zeer vertrouwd met personeel/procedures/software/… van Arco waardoor nieuwe ontwikkelingen onmiddellijk afgestemd en doorgetrokken worden.

Arco vervangt in dit geval de IRIS-software en Therefore en Verify wordt opgevangen binnen Logins. De OCR-herkenning gebeurt door Arco achter de schermen waardoor de financiële dienst enkel nog een controle dient uit te voeren (via New Horizon-schermen). De verificatie en goedkeuringsflow verloopt verder volledig via New Horizon of BEO. Dit zorgt ervoor dat er vanaf dan dezelfde goedkeuringssoftware is voor bestelbonnen als voor facturen.

Cevi/Logins heeft een offerte 2023/463 opgemaakt voor de installatie van de module digitaal documentenbeheer (Arco), inclusief eenmalige kosten voor het opzetten van een testomgeving en het bepalen van rollen en rechten. De kosten hiervoor zijn:

• 463,53 euro excl. btw of 560,87 euro incl. 21% btw voor eenmalige kosten (bepalen rollen en rechten + opzetten testomgeving)
• 2 427,05 euro excl. btw of 2 936,73 euro incl. 21% btw voor de jaarlijkse kosten voor huur module digitaal documentenbeheer (Arco)
• Verwerkingskost van 0,77 euro excl. btw of 0,93 euro incl. 21% btw per factuur. Voor een geraamd aantal facturen van 6 000 stuks op jaarbasis betekent dit een kostprijs van 4 620,00 euro excl. btw 5 590,00 euro incl. 21% btw
• Migratie van de bestaande digitale documenten uit Therefore. Raming hiervoor - op basis van 2 dagen consultancy - bedraagt 2 000,00 euro incl. 21% btw.

Het MAT heeft in zitting van 30 januari 2023 positief advies verleend voor het afsluiten van een overeenkomst met Cevi/Logins voor een module digitaal documentenbeheer (Arco).

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° d) ii) (mededinging ontbreekt om technische redenen).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.