De offertes dienden het bestuur ten laatste op 24 januari 2023 om 11.00 uur te bereiken.
De verbintenistermijn van 120 kalenderdagen eindigt op 24 mei 2023.
Er werden 2 offertes ontvangen (prijzen voor een contractperiode van 48 maanden):
- CEVI NV, Bisdomplein 3 te 9000 Gent (155 664,81 euro excl. btw of 188 354,42 euro incl. 21% btw);
- Cipal Schaubroeck nv, Cipalstraat 3 te 2440 Geel (140 098,98 euro excl. btw of 169 519,77 euro incl. 21% btw).
Op 6 maart 2023 werden beide firma's uitgenodigd om een verbeterde offerte (best and final offer) in te dienen tegen uiterlijk 14 maart 2023 om 12u00.
CEVI NV heeft op 14 maart 2023 een verbeterde offerte ingediend voor een totaalbedrag van 149 329,49 euro excl. btw of 180 688,68 euro incl. 21% btw.
Cipal Schaubroeck heeft op 9 maart 2023 gemeld dat de ingediende offerte ongewijzigd blijft voor een totaalbedrag van 140 098,98 euro excl. btw of 169 519,77 euro incl. 21% btw.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, stipuleert dat de aanbestedende overheid gebruik mag maken van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wanneer de goed te keuren uitgave lager ligt dan 140 000,00 euro excl. btw.
Omdat beide offertes na onderhandeling zich boven dit drempelbedrag van 140 000,00 euro excl. btw bevinden, kan de opdracht binnen de huidige procedure niet gegund worden.
Voorstel is om de huidige plaatsingsprocedure stop te zetten en een nieuwe aanbesteding volgens een andere procedure op te starten. De lastvoorwaarden, raming en aanbestedingsprocedure zullen ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 85, betreffende het stopzetten of herbeginnen van de plaatsingsprocedure.
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.De plaatsingsprocedure voor de opdracht "Software omgevingsvergunning en leegstand en integrator vastgoedinformatie" wordt stopgezet. De opdracht wordt niet gegund en een aangepaste procedure met nieuwe lastvoorwaarden, raming en plaatsingsprocedure zal opnieuw ter goedkeuring voorgelegd worden aan de gemeenteraad.
Bovengenoemde inschrijvers zullen hierover per brief ingelicht worden.