Bij controle moet de werkgever kunnen aantonen dat er aan de voorwaarden is voldaan. De fiscus vraagt ook een nominatieve lijst met daarin voor elke betrokken werknemer de periode van het jaar gedurende dewelke hij ploegenarbeid heeft verricht. Het is dus belangrijk om de nodige (administratieve) bewijzen bij te houden. Omwille van de techniciteit van dit dossier en de grote bedragen die ermee gemoeid zijn wordt voorgesteld beroep te doen op een extern bureau om de aanvraag te begeleiden. Via Poolstok werd een raamovereenkomst uitgeschreven waarbij we als gemeente kunnen aansluiten. Poolstok heeft na aanbesteding de firma Ernst & Young aangesteld als partner voor het begeleiden van deze trajecten.
Het college keurde op 29/09/2020 de toewijzing van de ondersteuningsopdracht aan Ernst & Young goed. Voor de inkomstenjaren 2019 2020 2021 heeft EY ons in dit dossier ondersteund. De samenwerking verliep vlot en correct, deadlines en afspraken werden gerespecteerd en de jaarlijks opbrengst van dit dossier bedraagt ruim 40.000 euro op jaarbasis.
De overeenkomst die we hebben afgesloten liep af na de verwerking van inkomstenjaar 2021. We stellen daarom voor om de opdracht te verlengen, opnieuw via Poolstok en om opnieuw met Ernst & Young samen te werken.
Na onderhandeling (het eerste voorstel was meer dan dubbel zo duur als wat nu finaal voorligt) wordt een voorstel voorgelegd voor de inkomstenjaren 2022, 2023 en 2024. De mogelijkheid wordt aangeboden om in een keer ook een verlenging voor 2025 en 2026 goed te keuren. Gelet op de goede samenwerking en de toch wel technische procedure die we nu in de vingers hebben, wordt voorgesteld om hiervan gebruik te maken.
De kostprijs voor de begeleiding is afhankelijk van het aantal werknemers dat uiteindelijk in scope wordt genomen, op basis van de gerealiseerde cijfers uit 2021 (laatst afgesloten jaar) zou dit neerkomen op 250 euro + 1.130 eurox103/36 = 3.483 euro per jaar (BTW excl). Dit ligt in lijn met wat we in het huidige voorstel betalen en is gelet op de jaarlijkse opbrengst zeker een verantwoorde uitgave.
Het college wijst de opdracht voor de begeleiding van het dossier 'vrijstelling bedrijfsvoorheffing voor werken in onroerende staat' toe aan Ernst&Young via het contract van Poolstok, volgens het prijsvoorstel dd.06/02/2023. De opdracht geldt voor de inkomstenjaren 2022, 2023, 2024, 2025 en 2026.