Lokale besturen Beveren, Kruibeke en Zwijndrecht willen een transitiemanager aanstellen op basis van de raadsbeslissingen van respectievelijk 25 oktober 2022, 24 oktober 2022 en 27 oktober 2022 om de mogelijke fusie tussen de 3 lokale besturen in kaart te brengen.
Het lokaal bestuur Zwijndrecht wees hiervoor tijdens de gemeenteraad van 22 december 2022 een inhouse-opdracht toe aan Poolstok. Poolstok beschikt over raamcontracten op basis waarvan zij een onderaannemer kan aanstellen die de nodige expertise en ervaring heeft om deze opdracht uit te voeren. Poolstok is belast met het toewijzen van de deelopdracht onder de raamovereenkomst “organisatieontwikkeling – PLSTK-2020/6- OO”.
Vennoten van Poolstok kunnen op grond van de gesloten raamovereenkomst "organisatieontwikkeling - PLSTK-2020/6-OO" dienstverlening afroepen. Het voorwerp van de te gunnen deelopdracht (de behoefte van de klant) bepaalt daarbij aan welke leverancier de deelopdracht zal worden gegund. Overeenkomstig de bestekbepalingen inzake de toewijzing van de deelopdrachten wordt derhalve door Poolstok voor elke deelopdracht, in functie van het voorwerp van de opdracht zoals dit door de klant wordt omschreven, op grond van de door de ondernemers voor het betrokken perceel ingediende offertedocumenten nagegaan wie, rekening houdende met de criteria zoals die in het bestek zijn opgenomen, de meest voordelige offerte heeft ingediend. De score die daarbij door de betrokken ondernemingen werd gehaald n.a.v. de plaatsing van de raamovereenkomst zelf, is daarbij niet relevant.
Poolstok heeft per 1 juli 2021 binnen de raamovereenkomst “organisatieontwikkeling – PLSTK-2020/6-OO” op basis van de analyse van de ingediende offertes en BAFO’s aan de hiernavolgende inschrijvers gegund:
Om het selectieproces echter toch beheersbaar te kunnen houden, werd bij de (pre)selectie van potentiële kandidaten gekozen voor organisaties die ervaring en affiniteit met lokale besturen kunnen voorleggen en idealiter organisaties die al een fusie begeleid hebben. Na een eerste selectie en op basis van dit criterium werd een eerste vragenuurtje georganiseerd met volgende vier kantoren:
De meest geschikte kandidaat-externe partner voor deze opdracht wordt op basis van een mini-competitie tussen 3 Poolstok-partners gekozen. Dit gebeurde in verschillende stappen: een gezamenlijk vragenuurtje met alle kandidaat-inschrijvers, een presentatie van een plan van aanpak en het indienen van een BAFO.
Het vragenuurtje werd gevoerd op basis van de opdrachtomschrijving. In dit gesprek kregen alle kantoren de kans om bijkomende vragen te stellen op basis waarvan de offertes konden opgemaakt worden. Na dit gesprek besliste BDO Advisory om geen offerte in te dienen.
Elke kandidaat-externe partner diende nadien een presentatie te geven met een concreet plan van aanpak voor de verschillende fases in het fusietraject, waarbij eveneens het team van consultants en technische experten voorgesteld werden die het traject zullen begeleiden en ondersteunen. Daarnaast diende ook een budgettaire vertaling te worden gemaakt van het voorstel.
De toelichtingen van de 3 kandidaat-externe partners vonden plaats op 23 december 2022. Dit in aanwezigheid van de 3 algemeen directeurs van de betrokken lokale besturen. Per lokaal bestuur werden ook de politieke fracties uitgenodigd als waarnemers.
Na evaluatie van de toelichtingen werd door de algemeen directeurs, samen met Poolstok, feedback bezorgd aan de 3 dienstverleners en werden zij uitgenodigd om een finale offerte in te dienen begin januari.
De finale beoordeling van de dossiers gebeurde op basis van volgende criteria: presentatie, concreet plan van aanpak, plan van aanpak toegepast op context Beveren-Zwijndrecht-Kruibeke (BZK), het voorgestelde team en de opgegeven prijssetting in verhouding met de kwaliteit.
Beoordeling CC Consult:
1) Presentatie
Performant, coherent en met veel overtuigingskracht gebracht.
Het kantoor stelt minder vragen met een sterke toegevoegde waarde.
Het tijdsbestek van de presentatie was zeer goed ingedeeld.
2) Concreet plan van aanpak
Het kantoor licht zeer helder en concreet de projectaanpak toe.
Het stappenplan maakt geen melding van de bevolkingsbevraging in Zwijndrecht en voornamelijk welke impact dit heeft op de opdracht.
Er is een duidelijke rolverdeling, waarbij rekening gehouden is met de opdrachtomschrijving.
De offerte vermeldt enkel een inventarisatie van de kernthema’s tegen eind mei, met daarbij een kloofanalyse tegen 1 juli. Een volledige inventarisatie kan dus niet vroeger dan 1 juli worden aangeleverd, wat naar de BAFO’s toe wel werd gevraagd.
3) Plan van aanpak toegepast op context BZK
De eigenheid van de lokale besturen is in redelijke mate meegenomen in het plan van aanpak.
De voorgestelde projectstructuur bevat een strak kader waarbij de methodiek van CC Consult wordt voorgesteld en wordt ingepast binnen BZK, met bijgevolg minder flexibiliteit. Het ontbreekt de offerte wat aan maatwerk: er wordt te veel vertrokken vanuit een standaardstructuur/klassiek fusietraject.
Anderzijds houdt de aanpak om te werken met verschillende snelheden tussen de drie gemeenten (keuzemenu), zoals toegevoegd in de BAFO na de vraag om de offertes meer aan te passen aan de lokale situatie, risico’s in en lijkt niet de aangewezen werkmethode.
4) Team
Zeer duidelijk zicht op het ingezet team en de externe partners die betrokken kunnen worden op basis van expertise.
Voorgestelde consultants wekken een sterk vertrouwen op.
Algemene expertise van het kantoor m.b.t. fusietrajecten: zij staan momenteel in voor de begeleiding van het fusietraject Ham-Tessenderlo. Dat is een pluspunt.
5) Prijs vs kwaliteit
Prijs sterk in verhouding tot de getoonde kwaliteit.
Efficiënte besteding van het budget.
Voldoende duidelijk beeld van de mogelijkheden binnen het voorziene budget. Het ontbreekt aan een duidelijk beeld hoe de mogelijke inzet van externe expertise (bv. juridisch, HR, omgeving, …) van andere teamleden ingepast wordt in het budget (ten koste van inzet transitiemanager?).
In de BAFO werd de prijs aangepast naar het richtbedrag, maar men doet dit door o.a. te besparen, t.o.v. de initiële offerte, op de aandacht voor het personeel in het proces. Dit wordt als een minpunt ervaren.
Beoordeling Mondea:
1) Presentatie
Performant, coherent en met voldoende overtuigingskracht gebracht.
Het kantoor stelt minder vragen met een sterke toegevoegde waarde.
Het tijdsbestek van de presentatie was zeer goed ingedeeld.
2) Concreet plan van aanpak
Kantoor licht zeer helder en concreet projectaanpak toe.
De offerte bevat een duidelijk stappenplan en tijdslijn.
Er is een duidelijke rolverdeling, waarbij sterk rekening gehouden is met de opdrachtomschrijving.
De offerte vermeldt dat de inventarisatie tegen eind mei zal worden afgerond.
Veel aandacht voor het interne communicatieluik (aandacht interne werking).
3) Plan van aanpak toegepast op context BZK
De eigenheid van de lokale besturen is sterk meegenomen in het plan van aanpak. Er is rekening gehouden met de politieke gevoeligheid binnen de opdracht.
Het stappenplan heeft duidelijke aandacht voor de bevolkingsbevraging in Zwijndrecht met betrekking tot het volledige proces.
Het stappenplan bevat een voldoende flexibel kader.
Het luik rond politieke betrokkenheid is goed doordacht uitgewerkt en biedt eveneens voldoende flexibiliteit.
4) Team
Zeer duidelijk zicht op het ingezet team en de externe partners die betrokken kunnen worden op basis van expertise.
Voorgestelde consultants wekken een sterk vertrouwen op. De inzet van de voorgestelde senior transitiemanager wordt als een pluspunt ervaren (ervaring met het voorafgaandelijk traject en de implementatie in Lievegem, wat eveneens een fusie betrof met drie gemeenten).
Algemene expertise van het kantoor m.b.t. fusietrajecten: zij staan momenteel in voor de begeleiding van de fusietrajecten Bilzen-Hoeselt, Lochristi-Wachtebeke, en in het verleden Oudsbergen en Lievegem. Dit is een zeer sterk pluspunt.
5) Prijs vs kwaliteit
Prijs sterk in verhouding tot de getoonde kwaliteit.
Efficiënte besteding van het budget.
Zeer duidelijk beeld van de mogelijkheden binnen het voorziene budget, waarbij er ook een groot aantal dagen voorzien is voor specifieke expertise rond bepaalde thema’s (HR, juridisch, omgeving, …).
Beoordeling EY:
1) Presentatie
Zeer performant, coherent en met voldoende overtuigingskracht gebracht.
Het kantoor stelt minder vragen met een sterke toegevoegde waarde.
Het tijdsbestek van de presentatie was zeer goed ingedeeld.
2) Concreet plan van aanpak
Kantoor licht zeer helder en concreet projectaanpak toe
Er is een duidelijke rolverdeling, waarbij rekening gehouden is met de opdrachtomschrijving. Het plan van aanpak focust enkel op het programma management van de vraag, minder of niet op draagvlak. Een aantal zaken had men beter kunnen uitdiepen: de voorgestelde oplossingen zijn niet altijd werkbaar.
De offerte vermeldt het afronden van de inventarisatie tegen 31 mei, met een validatie tegen 16 juni. Dit geeft bijgevolg geen garantie op een effectief afgeronde inventarisatie tegen eind mei.
3) Plan van aanpak toegepast op context BZK
De eigenheid van de lokale besturen is minder meegenomen in het plan van aanpak. Er is minder rekening gehouden met de politieke gevoeligheid binnen de opdracht.
Het stappenplan heeft duidelijk aandacht rond de bevolkingsbevraging in Zwijndrecht.
4) Team
Duidelijk zicht op het ingezet team, maar beperkt in aantal (3).
Minder zicht op de externe partners die op basis van hun expertise betrokken kunnen worden.
Voorgestelde consultants wekken voldoende vertrouwen op. De voorgestelde transitiemanager komt gedreven over en bewijst zijn competentie, heeft goede referenties, maar mist nog de nodige ervaring voor een dergelijk groot en complex fusietraject.
Algemene expertise van het kantoor m.b.t. fusietrajecten: zij staan momenteel in voor de begeleiding van het fusietraject Ruiselede-Wingene. Dat is een pluspunt.
5) Prijs vs kwaliteit
Prijs in verhouding tot de getoonde kwaliteit.
Minder efficiënte besteding van het budget waarbij er duidelijk minder dagen voorzien kunnen worden gezien de hoge dagtarieven. Het is ook niet duidelijk in hoeverre de inzet van externe expertise haalbaar is binnen dit strakke budget qua inzetbare dagen.
Op basis van deze beoordeling wordt de offerte van Mondea als beste offerte beoordeeld, gevolgd door deze van CC Consult en tenslotte de offerte van EY.
Er wordt voorgesteld om de opdracht voor de transitiemanager te gunnen aan Mondea op basis van de door Mondea ingediende finale offerte.
Dit punt werd toegelicht aan de fractievoorzitters op 16.1.2023.
Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald titel 8 betreffende de vrijwillige samenvoeging van gemeenten.
Besluit van de gemeenteraad van 22 december 2022 betreffende de gunning van de opdracht voor de transitiemanager aan Poolstok.
De gemeenteraad neemt kennis van en gaat akkoord met de eindbeoordeling van de verschillende consultancybureaus.
De gemeenteraad vraagt aan Poolstok om de opdracht voor de transitiemanager te gunnen aan Mondea bvba voor een bedrag van 250.000 euro incl. BTW voor fase 1.