2023_GR_00020 - Samenwerkingsprotocol tussen Intercommunale Igemo en de gemeente Zwijndrecht over de werking van het Pfas-Ombudsteam: voorstel tot goedkeuring.

Op 10 februari 2022 diende 3M Belgium een beschrijvend bodemonderzoek (BBO) in bij de Ovam met een beschrijving van het humaan-toxicologisch risico afkomstig van deze verontreiniging met PFAS. De conclusie van het BBO was dat er een saneringsnoodzaak was voor een deel van het grondgebied van de gemeente.

Ovam maande 3M Belgium aan om tegen uiterlijk 1 juli 2022 een bodemsaneringsproject (BSP) in te dienen voor de zogenaamde “oranje zone”, dichtst gelegen bij het bedrijf, waar hogere concentraties van vooral de stof PFOS werden vastgesteld.

Op 29 juli 2022 diende 3M Belgium dit eerste gefaseerd BSP in voor de subzone 1A. De Ovam verklaarde dit BSP op 12 augustus 2022 volledig.

Uit de reacties van het openbaar onderzoek over dit dossier blijkt dat de bewoners met veel vragen zitten, en het is een zekerheid dat – naarmate we dichter bij de uitvoering van het project komen – die vragen zullen blijven komen. Vanuit de dienst Leefomgeving/Mil-Du werd al aangegeven dat dit dossier een grote bijkomende belasting is bovenop het normale takenpakket.

In een soortgelijk dossier, site De Naeyer in Willebroek, heeft de gemeente Willebroek een consulent aangesteld. Deze consulent vervult verschillende functies:

• Uniek aanspreekpunt van de gemeente voor alle betrokken partijen, maar in de eerste plaats voor de getroffen burgers;
• Vast lid van de wekelijkse werfvergaderingen;
• Uitwerken van infomomenten;
• Uitzetten van communicatielijnen tussen de verschillende actoren;
• Uitvoeren van het gemeentelijk beleidskader in alle onafhankelijkheid.

3M Belgium heeft aan de gemeente de mogelijkheid aangeboden om een consulent aan te stellen, en de kosten ervan voor haar rekening te nemen. 

Gezien de grotere omvang van dit saneringsproject in vergelijking met dat van Willebroek, ging 3M ook akkoord dat de invulling van de consulentenfunctie meer dan 1 FTE mag omvatten.

Na een marktbevraging, sprak het college op 11 oktober 2022 haar voorkeur uit voor de kandidatuur van de Intercommunale Igemo, die in het saneringsdossier van Willebroek ook reeds de rol van ombudsteam vervulde. 

De voorkeurskandidaat werd voorgelegd aan 3M Belgium, die finaal haar goedkeuring aan de samenwerking gaf.

Igemo zal, in samenwerking met intercommunale Interwaas, waar ook de gemeente Zwijndrecht deel van uitmaakt, in totaal 2,5 VTE (voltijds equivalenten) aanleveren om haar ombudstaken in te vullen. Zowel Igemo als Interwaas zien hierin ook een opportuniteit om nog meer expertise te krijgen in deze niche-werking, om deze in de toekomst mogelijk ook naar andere overheden ter beschikking te stellen.

De werking van het ombudsteam zal geleidelijk ingevuld worden: vanaf 9 januari stelt Igemo 1 VTE ter beschikking, vanaf 1 april 2 VTE 's, en vanaf 1 juli de totale 2,5 VTE 's.

Het Samenwerkingsprotocol dat ter bespreking voorligt, is de overeenkomst tussen de gemeente Zwijndrecht en Igemo/Interwaas, waarbij Igemo 2 VTE 's voor haar rekening neemt, en Interwaas 0,5 VTE. De looptijd van de overeenkomst is alvast de duur van de sanering van de subzone 1A, die momenteel op +/- 4 jaren wordt geraamd. De raadsvrouw die de gemeentelijke belangen behartigt Erika Rentmeesters heeft de ontwerpovereenkomst vooraf geëvalueerd.

Het takenpakket van het ombudsteam omvat:

• Op vastgestelde tijdstippen zowel telefonisch, schriftelijk als fysiek (op afspraak) bereikbaar zijn voor de eigenaars, bewoners, huurders en gebruikers (hierna genoemd de betrokkenen) van de percelen. De tijdstippen worden in onderling overleg tussen de partijen vastgelegd en zijn aanpasbaar gedurende de looptijd van het project naargelang de vraag/noden van de betrokkenen; 
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor de betrokkenen voor al hun mogelijke vragen die betrekking hebben op de PFAS-voorzorgsmaatregelen, sanerings- en herstelwerkzaamheden  die 3M zal instellen en respectievelijk laten uitvoeren. Betrokkenen kunnen er terecht met al hun vragen via mail, telefoon en een fysiek loket op afspraak. IGEMO zal naar best vermogen trachten een antwoord op deze vragen te formuleren en hiervoor de nodige informatie proberen in te winnen bij de betrokken actoren.
• Het opmaken en verspreiden van de beschikbare algemene communicatie over veel voorkomende vragen:
  • Vooral digitaal, via bijvoorbeeld webpagina;
  • Gedrukt indien nodig;
  • Via aanvullende communicatie in bestaande communicatiekanalen van de gemeente: artikel(s) in een nieuwsbrief, infoblad, ….
• Het aanwezig zijn op alle projectgebonden overlegmomenten en structuren en deze desgevallend faciliteren. Hierbij wordt minimaal voorzien in een maandelijks overleg met 3M Belgium en betrokken publieke actoren zoals de OVAM en de gemeente Zwijndrecht. De opmaak van het verslag van deze overlegmomenten is begrepen in de taken van de ombudsdienst;
• Het bijhouden van een overzicht van de relevante vragen en veel voorkomende problemen en de daarbij horende/voorgestelde oplossingen. Dit register zal bij het beëindigen van de samenwerking overgedragen worden aan 3M en de gemeente Zwijndrecht;
• Advisering bij de opmaak van het algemene draaiboek en de individuele projectfiches;
• Bemiddeling tussen de betrokkenen en alle andere partijen betrokken bij de uitvoering van de voorzorgsmaatregelen, sanerings- en herstelwerkzaamheden;
• Het behartigen van de belangen, vragen en klachten van de betrokken op alle overlegorganen.
• Inzage/ goedkeuring op alle algemene communicatie alvorens deze wordt gepubliceerd;
• Het informeren van de gemeente Zwijndrecht op vaste tijdstippen, frequentie onderling overeen te komen, van de werkzaamheden van de ombudsdienst.
• Het op vaste tijdstippen informeren van 3M Belgium en de gemeente Zwijndrecht van de werkzaamheden van de ombudsdienst. De frequentie van deze informatieverstrekking wordt in onderling akkoord vastgesteld en kan variëren in functie van de fase van de no regret-maatregelen, sanerings- en herstelwerkzaamheden.

Het Pfas-ombudsteam zal in alle neutraliteit onafhankelijkheid kunnen werken. 3M Belgium neemt de kosten van de werking voor haar rekening.

Naar aanleiding van de bespreking van het Samenwerkingsprotocol op de algemene commissie op 11 januari 2023 werden volgende wijzigingen aangebracht aan het ontwerpbesluit:

• In artikel 2, par. 1 werd de vermelding ‘in opdracht van 3M’ geschrapt.
• Er werd een vertrouwelijkheidsclausule toegevoegd als artikel 4.