Situatieschets
De opdrachtdocumenten en offertes inzake de aanstelling voor een transitiemanager, welke plaatsvond in januari 2023, voorzagen in een mogelijke verlenging van de opdracht (“fase 2”) in het geval de definitieve fusiebeslissing zou worden aangenomen door minstens twee gemeenteraden.
De bijkomende opdracht van de transitiemanager zou in dat geval bestaan uit het coördineren, ondersteunen en begeleiden van de projectgroep met het oog op een samenvoeging van de desbetreffende gemeenten op 1 januari 2025 (harmonisatie), opdat deze op ambtelijk vlak zo vlot en efficiënt mogelijk kan verlopen.
Deze uitbreiding moest apart voorzien worden in de offerte, maar de effectieve toewijzing daarvan zou door de gemeenteraden uiterlijk in december 2023 gebeuren. In het geval van de uitbreiding, zou de opdracht eindigen ten laatste op 1 januari 2025, met een overzichtelijk rapport van de transitiemanager dat concrete voorstellen bevat voor het nieuwe bestuur vanaf 1 januari 2025.
De opdracht voor “fase 1” (inventarisatie en ontwerpvoorstellen) werd aan Mondea bvba gegund voor een bedrag van 250 000 euro incl. btw.
Momenteel is de situatie zo dat zowel Beveren, Kruibeke als Zwijndrecht een definitieve fusiebeslissing hebben genomen. De inventarisatiefase is afgerond in juni 2023. De ontwerpfase werd aangevat, maar werd stilgelegd in afwachting van duidelijkheid omtrent de definitieve beslissing. De ontwerpfase dient dus te worden heropgestart en vervolgens moet werk worden gemaakt van de harmonisatie- en implementatiefase.
Onderstaand overzicht stond in de opdrachtomschrijving zoals deze eind 2022 werd goedgekeurd.
Samenvattend overzicht transitiemanager: coördineren, ondersteunen en begeleiden projectgroep | ||
Fase 1: basisopdracht tot 31 december 2023 | ||
Deadline | Omschrijving | Einddoel |
1 juli 2023 | Terugkoppeling inventarisatie | Inventarisatie verschillen |
1 november 2023 | Terugkoppeling ontwerpvoorstellen | Ontwerpvoorstellen harmonisatie |
Fase 2: uitbreiding opdracht bij goedkeuring samenvoeging door minstens twee gemeenten | ||
Deadline | Omschrijving | Einddoel |
1 januari 2025 | Effectieve samenvoeging gemeenten | Harmonisatie/implementatie |
1 januari 2025 | Einde opdracht | Aanbevelingsrapport transitiemanager |
Verder verloop
Van de transitiemanager wordt in eerste instantie een overzicht/planning/structuur verwacht van te realiseren zaken in het jaar 2024, opdat de interne werking en de dienstverlening van de nieuwe gemeente vanaf 2025 niet in het gedrang komt. Dit moet worden voorgelegd aan de stuurgroep, bestaande uit politieke en ambtelijke vertegenwoordigers van de drie gemeenten en begeleid door de transitiemanager zelf. De stuurgroep bespreekt en beslist in consensus. Desgevallend worden beslissingen voorgelegd aan de colleges of gemeenteraden.
Voor wat betreft de ontwerpvoorstellen inzake harmonisatie, wordt van de transitiemanager verwacht dat deze werkgroepen begeleidt of laat begeleiden. Deze werkgroepen zorgen voor haalbare (keuze)scenario’s die worden voorgelegd aan de stuurgroep. Desgevallend worden beslissingen voorgelegd aan de colleges of gemeenteraden. Vervolgens staat de transitiemanager in voor het coördineren, ondersteunen en begeleiden van de harmonisatie met het oog op een samenvoeging op 1 januari 2025, opdat deze zo vlot en efficiënt mogelijk kan verlopen (naar analogie met het initieel opdrachtdocument).
De opdrachtgevende gemeenten verwachten eveneens dat de transitiemanager, met goedkeuring van de stuurgroep, een juridisch kader aflevert waarvan de mogelijkheid werd voorzien in het decreet lokaal bestuur (in de vorm van een of meerdere beheersovereenkomsten/samenwerkingsovereenkomsten tussen de gemeenten).
De opdracht eindigt ten laatste op 1 januari 2025, met een overzichtelijk rapport van de transitiemanager dat concrete voorstellen bevat voor het nieuwe bestuur vanaf 1 januari 2025.
Offerte Mondea m.b.t. fase 2:
Dit komt neer op 132 434,50 euro incl. btw. voor harmonisatie en implementatie.
Er wordt dan ook voorgesteld om de initiële opdracht van Mondea bvba (“fase 1”) uit te breiden met een bedrag van afgerond 140 000 euro incl. btw voor harmonisatie en implementatie (“fase 2”).
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 41, 10° en artikel 345/1.
Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 30.
Besluit van de gemeenteraad van 22 december 2022 betreffende de gunning van de opdracht voor de transitiemanager aan Poolstok.
Besluit van de gemeenteraad van 26 januari 2023 betreffende de gunning aan Mondea van de opdracht tot aanstelling van een externe transitiemanager voor het fusieonderzoek Beveren - Zwijndrecht - Kruibeke.
De gemeenteraad beslist om via een inhouseopdracht aan Poolstok cvba te vragen om de opdracht van Mondea bvba als transitiemanager uit te breiden met de in hun offerte voorziene fase 2 en dit voor een bedrag van 140 000 euro inclusief btw. De kostenverdeling vindt plaats op basis van het inwonersaantal (58% Beveren, 22% Zwijndrecht en 20% Kruibeke).