2023_CBS_00666 - Aankoop van een licentie Eaglebe module Evenementen voor het aanvragen en beheren van evenementen - goedkeuring gunning

Na een bevraging bij verschillende buurgemeenten is voor het opvolgen van evenementenaanvragen gekozen voor de softwaretoepassing Eaglebe module Evenementen. Deze toepassing biedt meerdere voordelen:

Voor de diensten:

• De aanvragen van evenementen worden van begin tot einde opgevolgd in één tool. Alle diensten die een advies moeten geven, worden automatisch verwittigd en posten deze adviezen in één tool, dus geen onnodig over en weer e-mailverkeer.
• De politie zal de signalisatieplannen in Eaglebe module Evenementen ingeven waardoor de interne diensten via Eaglebe module Evenementen zicht krijgen waar omleidingen of nadars geplaatst moeten worden. 
• Andere softwaretoepassingen zoals notulen of software van de dienst Uitvoering kunnen op termijn gekoppeld worden met Eaglebe module Evenementen.

 Voor de burgers:

• Voor innames openbaar domein wordt de softwaretoepassing van Eaglebe gebruikt, de burger is dus vertrouwd met de werking van Eaglebe.
• De aanvrager ziet onmiddellijk of er al innames zijn en of zijn/haar evenement een probleem oplevert. 
• Bij terugkerende evenementen kan de aanvrager de vorige evenementenaanvraag terug opvragen, aanpassingen doen en een nieuwe aanvraag indienen zonder alle gegevens opnieuw te moeten invullen. 
• De aanvrager kan de status van de zijn/haar evenementenaanvraag beter opvolgen en ontbrekende gegevens toevoegen.
• De aanvrager ontvangt via Eaglebe module Evenementen de vergunning.

Een licentie Eaglebe module Evenementen zal aangekocht worden via het raamcontract van de stad Brugge bij de firma Inetum-Realdolmen nv, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen. De kostprijs bedraagt 558,00 euro excl. btw of 675,18 euro incl. 21% btw per maand of 8 102,16 euro incl. 21% btw per jaar. De kostprijs kan bij het begin van elk nieuw kalenderjaar aangepast worden in overeenstemming met de evolutie van de loonkost.

De looptijd van de licentie bedraagt één jaar en wordt jaarlijks stilzwijgend verlengd met één jaar. De licentie kan door een aangetekend schrijven opgezegd worden, drie maanden voor het einde van de looptijd van de licentie.

Opstart, training & configuratie van de Eaglebe module Evenementen zijn inbegrepen in een licentie.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 47.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.