Sinds de gunning van de opdracht aan de firma Wortell werd werk gemaakt van het overschakelen van de huidige kwartaalrapportering naar de Microsoft 365 omgeving.
De uiteindelijke bedoeling is om een centraal beheerde omgeving te bekomen waar alle aspecten van de kwartaalmonitors samenkomen op één plek.
Wortell deed ons hier een voorstel om de huidige indicatoren en grafieken over te brengen naar Power BI, zodat deze veel flexibeler voorgesteld kunnen worden. Het laat de gebruikers toe om rechtstreeks op de grafieken te filteren, en om de rapportering eenvormig via het Intranet aan te bieden. Voor het aanleveren van de gegevens werd in de opdracht vermeld dat dit via een eenvoudig invulformulier diende te gebeuren in plaats van de huidige excel documenten.
Daarnaast liep een traject om de verschillende projecten, samen met de reguliere werking mee op te nemen in MS Project for the web, met een rapportering hierover in Power BI, zodat ook over de projecten een helikopterzicht mogelijk was, maar eveneens per dienst of soort project zou kunnen gefilterd worden.
De overdracht van de indicatoren leek veelbelovend, en de rapportering in Power BI begon vorm te krijgen, maar tijdens het verloop van het traject stuitten we op verschillende problemen waardoor de uiteindelijke opdracht niet vervuld zou kunnen worden:
Na overleg met de firma Wortell zijn we tot de conclusie gekomen dat Wortell de grootte en de aard van de opdracht onvoldoende ingeschat hadden, dat zij voor projecten geen oplossing in huis hadden om de volledige opdracht tot een goed einde te brengen. Zij erkennen dit en hebben hiervoor een externe partij onder de arm genomen om dit project terug in de juiste richting te duwen.
Via Exerti werd een partner gevonden die de huidige aanpak heeft geëvalueerd en op basis hiervan werd een voorstel gemaakt om uiteindelijk te voldoen aan alle vragen die in het oorspronkelijk bestek vermeld werden. Met deze nieuwe aanpak, het implementeren van een door Exerti opgemaakt sjabloon en extra expertise kunnen we het project terug op de rails krijgen. De conclusies van deze evaluatie staan mee bij de bijlagen van dit punt.
Wortell erkent van zijn kant dat zij de opdracht onderschat hebben, en dat ze voor de aspecten van de projectopvolging onvoldoende kennis in huis hebben om de opdracht tot een goed einde te brengen waardoor het project niet volledig voltooid kon worden.
Op basis deze argumentatie deden zij een voorstel :
Er wordt voorgesteld om deze offerte te aanvaarden zodat dit project alsnog tot een goed einde gebracht kan worden. De totale bijkomende kost is 8 160 euro in plaats van 23 320 euro excl. btw.
De opdracht voor de implementatie van het sjabloon van Exerti voor een bedrag van 8 160,00 euro excl. BTW, of 9 873,60 euro incl. BTW wordt goedgekeurd.