2023_CBS_00474 - Toekomstvisie op taak belastingcontroles bedrijvenbelasting - nieuwe functie relatiebeheerder

Alvorens verdere stappen te ondernemen willen wij jullie een toekomstvisie geven op deze functie...

Waarom werken met een personeelslid en niet met een firma?

• We kennen geen firma die de kennis heeft en onmiddellijk inzetbaar is
• Op welke wijze ga je die firma toewijzen als ze de kennis nog niet hebben?  Omdat ze zin hebben het te leren?  
• Personeel kan je opleiden (intern/Antwerpen?), bij een firma ligt dit toch moeilijker 
• Personeel kan je beter opvolgen, bijsturen en nieuwe taken geven
• Je maakt je niet afhankelijk van een externe
• De taken die je aan een externe kan geven zijn beperkt.  Sommige controletaken dienen door personeelsleden van de bevoegde overheid uitgevoerd te worden (art 5 en 6 uit het decreet betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen).

Hoe verliep het in het verleden, hoe kan het in de toekomst lopen?

In het verleden deed de administratie zelf een zeer beperkte analyse van de belastingaangiftes.  Men zag afwijkingen en gaf deze door aan onze externe controleur.  Deze controleur analyseerde dan de belastingaangiftes van de voorbije jaren, nam de beschikbare controle-verslagen, andere documentatie of zelf opgebouwde dossierkennis er bij en bereidde indien nodig een plaatsbezoek voor.   

De extern controleur heeft in 2022 alle belastingaangiftes samen met onze administratie doorgenomen.  De analyse van afwijkingen gebeurde samen, een soort van on-the-job training.  Dit heeft voor meer inzicht bij onze administratie gezorgd.

Doordat de administratie nu sterker staat, kan er vanuit hen reeds gerichte communicatie en bijsturing vertrekken richting de bedrijven.  Ze kunnen de bedrijven ook bijstaan wanneer deze vragen hebben bij een correcte toepassing van het reglement.  

Dit betekent dat een groot deel van het werk van de controleur vroeger nu opgevangen wordt door de administratie.

Enkel wat betreft een eventueel plaatsbezoek op het terrein hebben we momenteel  nog een lacune.  Deze taak zien we niet onmiddellijk opgenomen worden door de huidige administratie omwille van 2 zaken:

1/ functiescheiding: het is goed dat de administratieve controle én de plaatsbezoeken niet op 1 hand zitten maar dat er een vier-ogen-principe geldt

2/ profiel: ik zie een ander profiel deze taak uitvoeren (zie verder wat de taak juist kan inhouden)

Taak 'controleur' wijzigt naar 'relatiebeheerder'

De taakomschrijving 'controleur' is veel te eng, we zouden een betere titulatuur moeten verzinnen.

Vanuit het perspectief van onze belastingen zien we volgend contact noodzakelijk (2-richtingsverkeer): 

1. Bespreking van de afwijkende aangifte indien deze er is.
2. Heeft de gemeente bepaalde aanpassingen aan de belastingreglementen in de pijplijn zitten? Zo ja, dan kan dit medegedeeld worden of er kan een aftoetsing gebeuren.
3. Toelichting geven over vragen bij het reglement en de correcte toepassing er van
4. Afspraken maken over de manier waarop informatie overgemaakt moet worden

Vanuit perspectief omgeving/milieu:

1. Het voeren van proactieve controles (5% van het totaal).
2. Het voeren van reactieve controles.
3. Het bespreken van eventuele concrete klachten en meldingen (geluidshinder, lichthinder, geurhinder, …).
4. Het bespreken van eventuele herstelvorderingen ism RO.
5. Het bespreken van lopende of toekomstige omgevingsvergunningsaanvragen ism RO

Daarop aanvullend vanuit perspectief relatiebeheerder (lokale economie/...):

1. Het bedrijf leren kennen en een gesprek hebben over de werking van het bedrijf:  is het financieel gezond, zijn er veel investeringen/uitbreidingen gepland (werkgelegenheid), relatie met moederbedrijf, hoe gaan ze om met duurzaamheid en mobiliteitsuitdagingen (promoten modal shift)?  Staan ze open voor sociale tewerkstellingsprojecten?...
2. Hebben ze lopende dossiers bij de gemeente en verloopt het contact goed, of moeten we een bepaalde dienst aanspreken?

Het spreekt voor zich dat we deze taak dan zullen moeten aflijnen maar deze relatiebeheerder kan zeker als eerstelijnscontact dienen, steunend op experten in de backoffice.

Hoe verder?

Nieuw personeel aanwerven is momenteel not done.  We wachten eerst het fusieverhaal af.  In het geval van fusie zijn er misschien intern mogelijkheden, in het andere geval zal een aanpassing personeelsformatie aangewezen zijn.  Deze functie verdient zich normaal gezien terug…

Advies MAT?

Het MAT gaf op 27/03/2023 positief advies met betrekking tot deze toekomstvisie.

Decreet van 30 mei 2008 betreffende de vestiging, de invordering en de geschillenprocedure van provincie- en gemeentebelastingen