1) Verslag van het plaatsbezoek door Sam Audenaert
- Toiletten zijn in orde, verlichting, stopcontacten, etc…
- Er is aansluiting om een lavabo en aanrecht (beperkt) in één van de ruimtes te voorzien indien dit aangewezen moest zijn.
- Duidelijke wegwijzers zullen wel moeten geplaatst worden voor parking en ingang.
- Voor toegang op zaterdag kunnen we voorlopig verder met de huurder van en ander gebouw.
- Na zijn vakantie bekijkt de materiaalbeheerder Van Laere of de aansturing van de poort anders kan.
- Danny zorgt voor een talud voor rolstoelgebruikers om van parking naar ingang te geraken.
- Alarminstallatie is aanwezig. Vermoedelijk is het eenvoudiger om dit over te laten aan de plaatselijke conciërge, of laten doorbellen naar wachtdienst. Wordt later nog bekeken.
- Laatste ruimte waar server staat beter niet gebruiken voor publiek. In die ruimte “deur” naar parking eventueel nog dichtmaken.
- Alle aanwezige kasten, tafels, etc.. blijven staan en mogen door ons gebruikt worden.
- Tellers gas, water, elektriciteit wist Danny niet staan, en heeft Sam niet gezien. Dit wordt verder opgevolgd ter plaatse. Volgens de jurist van Van Laere zijn er aparte tellers voorzien.
- Brandveiligheid: er worden enkele blussers vanuit Herleving verplaatst naar de site, het huidig contract kan gewoon blijven lopen. Jaarlijkse controle in alle gebouwen is net gebeurd, als ze verplaatst worden geeft Sam dit door aan Icadis.
Conclusie: Sam verwacht geen problemen in dit gebouw gezien dit recent gebruikt en goed onderhouden is.
2) Plaatsbeschrijving door Sam Audenaert en Danny Marien (Van Laere)
wordt ingepland in de week van 7/08.
3) Bespreking van gebruikersovereenkomst: voorstel wijzigingen op 14/07 aan Van Laere overgemaakt
(geadviseerd door Bert Simons, Ine Bettens, Gunter De Munck)
- Huurder zal OCMW zijn i.p.v. gemeente
- Graag 6 maanden opzeg i.p.v. 3 maanden
- Rubriek: taksen, belastingen, ... Graag concretiseren. Hoe ziet Van Laere dit? Waaraan kan de gemeente zich verwachten? Voorstel schrapping: onroerende voorheffing (we betalen immers huur)
- Vraag schrappen van waarborg (maar is niet onoverkomelijk)
- Nutsvoorzieningen: geen aparte tellers. Graag concretiseren. Hoe ziet Van Laere dit?
- Mogelijkheid tot onderverhuring aan Feniks: plan als Feniks een vzw is. Dit doen we ook met LOI en noodwoningen Oekraïne.
- Verzekering bij AXA wordt geregeld door contractbeheer (is ondertussen in orde vanaf 1/08/2023 - gebouw opgenomen in brandverzekering OCMW).
4) Bespreking van aangepaste gebruikersovereenkomst 1/08 (Els Van Hese, Roel Van Eetvelt (jurist Van Laere)
De opmerkingen die wij doorgaven, werden unaniem aanvaard en aangepast in de tekst in bijlage:
- Huurder wordt OCMW in plaats van gemeente.
- De opzegtermijn bedraagt 6 maanden in plaats van 3 maanden.
- De betaling van de onroerende voorheffing wordt geschrapt.
- Omwille van het onderlinge vertrouwen wordt de waarborg geschrapt.
- Er zouden wel aparte tellers zijn, we vroegen de meternummers op, aan Sam Audenaert werd gevraagd om dit uit te klaren met de materiaalbeheerder van Van Laere (pas beschikbaar vanaf 7/08).
De tekst werd ook nog nagelezen door Hofkouter NV, die nog een aantal opmerkingen bezorgde. Deze zijn voornamelijk verduidelijkend of van tekstuele aard. Deze aanvullingen zijn in rode tekst aangeduid.
De dienst welzijn vraagt aan het vast bureau om de overeenkomst goed te keuren en de overeenkomst ter bekrachtiging door te verwijzen naar de raad voor maatschappelijk welzijn.
Het vast bureau keurt de definitieve overeenkomst van Van Laere goed.
Het vast bureau verwijst deze overeenkomst ter bekrachtiging door naar de raad voor maatschappelijk welzijn.