2023_CBS_01203 - Voorstel tot organiseren van de nieuwjaarsreceptie 2024 in samenwerking met een vereniging van Zwijndrecht

Vanuit de Cultuurdienst wordt er jaarlijks de nieuwjaarsreceptie van onze gemeente georganiseerd.

Omdat dit veel organisatie en tijd vraagt van de medewerkers van de Cultuurdienst en dit samenvalt met een periode waarin iedereen probeert te genieten van de feestdagen met familie, wordt er gezocht naar een alternatief om de nieuwjaarsreceptie te organiseren. 

Een mogelijk voorstel om de nieuwjaarsreceptie te organiseren zou een samenwerking zijn met een lokale vereniging (sport, jeugd, cultuur) en de Cultuurdienst:

- De Cultuurdienst:

• Voorziet een budget waar de verenging met kan werken en plaats een oproep tot organiseren nieuwjaarsreceptie;
• Deze oproep wordt verspreidt naar alle lokale culturele verenigingen;
• Verder neemt de Cultuurdienst de logistieke organisatie op, waaronder het reserveren van de materialen (tafels, tenten, stoelen, geluidsinstallatie...).
• Vanuit de Cultuurdienst worden duidelijke afspraken opgemaakt en meegegeven aan de geselecteerde vereniging van wat ze allemaal dienen te voorzien (o.a. eten en drinken voor ca. 500 personen).

- De verenigingen:

• Kunnen zich kandidaat stellen om de nieuwjaarsreceptie te verzorgen van opbouw tot afbouw;
• De geselecteerde vereniging engageert zich de onkosten nadien te staven met aankoopbewijzen;
• De geselecteerde vereniging engageert zich om voldoende medewerkers te voorzien;
• De geselecteerde vereniging houdt zich aan het vooropgestelde bedrag en gaat hier niet boven. Als er een resterend bedrag zou zijn, kan de vereniging dit behouden en toevoegen aan de inkomsten van hun vereniging. Dit als vergoeding voor de uren die gepresteerd zijn en de mankracht die zij voorzien voor, tijdens en na het evenement. 

Voorgaande jaren werd er reeds samengewerkt met verenigingen die in ruil voor hun aanwezigheid en inzet een mooi budget kregen om te komen helpen. Nu vragen we van hen dus meer verantwoordelijkheid. Als er meerdere verenigingen interesse zouden tonen om de nieuwjaarsreceptie te organiseren dan organiseert de Cultuurdienst een anonieme trekking en bepaalt zo de volgorde van de komende jaren. Zo krijgt elke geïnteresseerde vereniging de mogelijkheid om de organisatie van de nieuwjaarsreceptie op te nemen en op die manier houden we de selectie eerlijk.

Er werd tot 2023 jaarlijks een bedrag voorzien (10 000 euro) om de nieuwjaarsreceptie te organiseren vanuit de Cultuurdienst. In 2023 werd die echter geschrapt om te kunnen bezuinigen. Aan het college van burgemeester en schepenen wordt gevraagd om te bepalen wat de nieuwjaarsreceptie zou kosten en om daarvoor het benodigde budget te voorzien. De Cultuurdienst meent dat met een bedrag van zo'n 8 à 9 000 euro een receptie voor 500 tot 600 mensen bekostigd kan worden, met voldoende overschot om een goeie incentive over te houden voor de vereniging die de organisatie op zich neemt. Dit bedrag dient dan wel opnieuw te worden ingeschreven in de budgetten voor 2024.

Het college van burgemeester en schepenen is bevoegd op basis van artikel 56-57 van het decreet lokaal bestuur.