2023_CBS_01260 - Dienst uitvoering: gunning opdracht voor interim management via Poolstok

Onze vraagstelling naar Poolstok was de volgende  : 

Een tijdelijke invulling van de functie "directeur uitvoering". Betreft de algemene leiding van het totale departement +/- 75 tal personeelsleden cfr de indeling van het laatst goedgekeurde organogram. De directeur is lid van het managementteam dat de link legt naar andere gemeentelijke diensten en college / gemeenteraad. De directeur is de spilfiguur en schakel boven/onder, onder/boven en opzij (naar de andere diensten). We zoeken een mensenmanager met een duidelijke achtergrond/ kennis/ervaring in het technisch gebeuren , bij voorkeur  gebouwenbeheer etc. en met kennis van het werken in de context van een overheidsorganisatie.  Deze achtergrond en kennis is onontbeerlijk kwestie van snel te kunnen inwerken en het nodige rendement te behalen. Zie uitgebreid functieprofiel. 

Onze criteria voor het beoordelen van een aangeboden oplossing waren de volgende : 

• prijs
• snelheid van indiensttreding (als er pas een interimmanager kan worden voorzien in bvb november 2023 heeft het weinig zin)
• beschikbaarheid op de werkvloer : hoeveel tijd is de interimmanager aanwezig en beschikbaar voor deze opdracht
• kennis en ervaring van de betrokken kandidaat cfr het geschetste profiel : hoe goed is de match met wat we vragen ?
• ervaring van het aanbiedende bureau met de kandidaat in kwestie (is de kandidaat iemand waar het aanbiedende bureau al vaak mee heeft gewerkt, weten zij wat ze aanbieden)
• ondersteuning vanuit het aanbiedende bureau (in welke mate ondersteunt het bureau de kandidaat én ons als bestuur om de samenwerking te doen slagen

Op onze vraag heeft Poolstok in hun portefeuille gekeken naar potentiële aanbieders en werden gesprekken georganiseerd met drie bureaus waarmee Poolstok samenwerkt : Mondea, Probis en BDO. 

BDO

BDO heeft een werking die aanleunt bij de traditionele "search" methodiek zoals we die ook hebben toegepast bij de selectieprocedure voor directeur Uitvoering. Zij beschikken over een ruim bestand met gegevens van zelfstandige managers. Zowel bekende (waar vaak mee samengewerkt wordt) als minder bekende profielen. BDO gaat op basis van onze vraag en van de beschikbaarheid en geschiktheid van  de profielen in hun database op zoek naar een of meerdere geschikte kandidaten. Ze houden contact met zowel werkgever als manager maar vooral met het oog op evt problemen etc. BDO gaat uit van een minimum 4/5 aanstelling. Of ze al dan niet bekend zijn met de kandidaat in kwestie is niet zeker en is afhankelijk van de beschikbaarheid van de profielen. Ze kunnen zich dan ook vooraf niet engageren maar maken zich sterk binnen redelijke termijn altijd wel een geschikte kandidaat te kunnen aanleveren. Qua algemene methodiek of ondersteuning biedt BDO weinig matwerk, aangezien ze zelf met externen werken hebben ze geen 'in house' dienst of departement, geen teamwerking, geen methodiek / stuurgroep etc.  Waar Probis en Mondea aangeven om zelf op hun vraag de opdrachten te beperken tot 3 dagen per week geeft BDO aan dat het in regel om voltijdse, minimaal 4/5 tewerkstellingen gaat, wat het kostenplaatje gevoelig doet toenemen. BDO wordt algemeen als een iets minder uitgewerkte, minder gespecialiseerde en meer onzekere oplossing beschouwd gelet op de bovenstaand geschetste context. Ze hebben ook het duurste voorstel ingediend: dagtarief van 1.215 euro (BTW excl.) en een voltijdse tewerkstelling. 

MONDEA

Mondea is een organisatie specifiek voor (en grotendeels ook door) lokale besturen. Mondea biedt oa interimmanagement aan voor technische diensten van lokale besturen via een apart team, gecoördineerd door een vaste persoon die ook zelf een verleden heeft als afdelingshoofd in verschillende gemeentelijke technische diensten . In de meeste gevallen gaat het exact om besturen in onze positie namelijk tijdelijk opvullen van een plaats in afwachting van een succesvolle aanwerving en/of langdurige afwezigheid van een titularis. Zij zijn met deze dienstverlening momenteel actief op 21 lokale besturen. Hun ploeg bestaat uit ervaren en door de wol geverfde managers met veel ervaring in deze setting in allerlei lokale besturen (ze blijven meestal niet langer dan 9 maanden maximaal een jaar om niet 'vast te groeien' aan het ontvangend bestuur). De profielen variëren van heel technisch naar heel mensgericht naar alles ertussenin. Een coördinator (met zelf een zeer rijke ervaring als afdelingshoofd in tal van lokale besturen) zoekt met het bestuur naar een goede match tussen profiel van de manager en de vraag van de organisatie.

• Beheer is de prioriteit, lopende zaken verder laten lopen dus dagelijkse problemen, projecten, vergaderingen etc.
• Daarnaast komt mettertijd (o.w.v. de zeer ruime ervaring van betrokkene in andere besturen) altijd een aantal aanbevelingen en lijnen naar boven tot verbetering, structuren, enzovoort. Het is aan het bestuur en de dienst om uit te maken of hierop wordt ingezet en welke maar de knowhow en het advies worden wel ter beschikking gesteld. 
• In de praktijk zijn er ook in alle opdrachten altijd quick wins en zaken die snel op orde gezet worden om de werking te verbeteren
• Thema's waarrond geadviseerd kan worden: digitalisering, structuur en organogram, bezetting, administratieve ondersteuning, welk softwarepakket, hybride werken en technische diensten, organisatiecultuur en samenwerking, lijnen en samenwerking uitzetten met andere diensthoofden, eigen beheer vs uitbesteding, rol en samenwerking politiek/college/bevoegde schepen enzovoort..... 
• Bijzondere stakeholders zijn het college (specifiek bevoegde schepen), de dienst administratie van Uitvoering, en de andere directeurs / MAT. 
• De uitgezette lijnen, voorstellen en adviezen zijn beschikbaar en mee te nemen naar de uiteindelijke nieuwe directeur als basis om op verder te werken
• Standaard is de interimmanager 3 dagen aanwezig (en werkt erop om misbaar te zijn de dagen dat hij/zij niet aanwezig is)
• Opdracht is per definitie tijdelijk, Mondea wil (ook al wordt dat soms gevraagd) geen blijvende opdrachten om niet te vergroeien met het bestuur
• Opdracht 3 tot 12 maanden.  
• Mondea hanteert een dagtarief van 1.081 euro (excl. BTW) aan 3 dagen per week

PROBIS

De werkwijze van Probis is grotendeels vergelijkbaar met Mondea : ook een groep eigen crisismanagers, begeleid en ondersteund vanuit een eigen team, in vaste dienst bij Probis zelf, echter met een bredere focus dan enkel technische diensten ; het gaat om diensten bevolking, sociale diensten, ouderenzorg enzovoort. Probis hanteert net zoals Mondea een dagtarief van 1.080 euro (BTW excl.) aan 3 dagen per week. 

Beoordeling 

De voorstellen van Probis en Mondea liggen in elkaars buurt. Methodiek, ondersteuning, prijs, beschikbaarheid en werkwijze komt sterk overeen. Het komt uiteindelijk neer op de match met het profiel van de voorgestelde kandidaat. Daarbij is na overleg het voorstel van Mondea als beste keuze weerhouden omdat in het profiel van de Mondea kandidaat nog meer klemtoon gelegd wordt op interpersoonlijke relaties, mensgerichtheid, leiderschap etc. en omdat de kandidaat in kwestie over een technischer achtergrond en diploma beschikt dan de kandidaat van Probis. Maar het is een nauw verschil.  

De kandidaat van Mondea is onmiddellijk beschikbaar zodat de werking meteen kan worden opgestart aansluitend op de beslissing van het college. 

KOSTPRIJS DOSSIER

Interimmanagement is een dure aangelegenheid. Parallel aan het starten van de interim-opdracht (begin oktober 2023) wordt ook de vacature voor directeur Uitvoering opnieuw uitgeschreven. Als er een directeur kan worden aangesteld stopt het interim management. Of en wanneer de aanwervingsprocedure succesvol zal kunnen afgesloten worden is hoogst onduidelijk en onzeker. We voorzien daarom budgettair in 2023 nog drie maanden interim management , in 2024 stellen we een half jaar interim management en een half jaar loonkost directeur voor, maar beide kunnen dus korter of langer duren naargelang de omstandigheden.

De geraamde kostprijs wordt aldus : 

2023 : 3 dagen maal 14 weken aan 1.081 euro = 45.402 euro + 21% BTW ( 54.936 euro BTW incl.)

2024 : 3 dagen maal 26 weken aan 1.081 euro = 84.318 euro +21% BTW (102.025 euro BTW incl.)

Voor de bijstand van de coördinator en stuurgroep wordt gerekend aan drie keer 1.250 euro (1.512 euro BTW incl.)

In totaal bedragen de kosten voor dit dossier dus 133.470 euro (161.498 euro BTW incl.)

OVERHEIDSOPDRACHTEN

De gemeente is vennoot van Poolstok. Poolstok sluit, rekening houdend met de wetgeving overheidsopdrachten, raamcontracten af met gespecialiseerde P&O-kantoren die kunnen aantonen dat zij op een deskundige manier werken en kennis en ervaring ter zake hebben. Als vennoot van Poolstok moeten organisaties zelf dus geen overheidsopdracht meer uitvoeren.