De verzekeringspolissen van de gemeente, het OCMW en de politiezone worden vierjaarlijks opnieuw aanbesteed. De huidige polissen lopen t.e.m. 31 december 2024. Wij stellen altijd eerst een consultant aan die onze polissen nog eens doorlicht en die zorgt voor de opmaak van het bestek, het nazicht van de offertes en de opmaak van het verslag van nazicht met een voorstel tot gunning.
Normaal gezien zou de consultant al aangesteld zijn. Dit is nu nog niet gebeurd omdat er nog geen duidelijkheid was over het al dan niet fuseren met Beveren en Kruibeke. Ondertussen is die beslissing wel genomen door de gemeenteraad van 26 oktober 2023. Ook in de andere gemeenten (Beveren en Kruibeke) is beslist tot fusie.
De verzekeringspolissen van Beveren hebben dezelfde looptijd als die van Zwijndrecht (t.e.m. 31 januari 2024). De verzekeringspolissen van Kruibeke hebben verschillende looptijden.
Vanuit Beveren is het voorstel gekomen dat zij trekker zouden zijn voor de overheidsopdracht voor de aanstelling van een consultant en de heraanbesteding van de verzekeringspolissen. Zwijndrecht en Kruibeke zouden dan een mandaat verlenen aan Beveren om deze overheidsopdracht te voeren. Het verlenen van dit mandaat zal op het college van 5 december 2023 geagendeerd worden.
Vooraleer we dit echter kunnen voorleggen aan het college, zou er duidelijkheid moeten komen over het al dan niet opnemen van de kerkfabriek in de overheidsopdracht.
Tijdens het jaarlijks overleg met de kerkfabriek op 29 augustus 2023 werd gevraagd of de kerkfabriek niet kon aansluiten bij de polissen van de gemeente. Dit werd nagevraagd bij Axa maar was niet mogelijk daar het een totaal ander risico betreft. Axa wou wel een offerte opmaken voor de kerkfabriek. Indien men daar gebruik van wenste te maken, moest de kerkfabriek een aantal gegevens doorgeven aan Axa (zie mail van 4 september 2023 in bijlage). De dienst contractbeheer weet niet of de kerkfabriek hierop ingegaan is.
Tevens werd tijdens het jaarlijks overleg op 29 augustus 2023 de vraag gesteld of er eventueel aangesloten kon worden bij de nieuwe overheidsopdracht die de gemeente zou opstarten.
Daarover werd volgende afspraak gemaakt:
Bij een nieuwe overheidsopdracht voor verzekeringen bekijken wij als gemeente of de kerk van Zwijndrecht eventueel mee kan opgenomen worden, en wat de modaliteiten dan zijn, of dat wij eventueel kunnen optreden als opdrachtencentrale.
Ook in het geval de kerkfabriek zou willen aansluiten bij de nieuwe overheidsopdracht van de gemeente, moeten dezelfde gegevens bezorgd worden die Axa nodig had voor opmaak van een offerte.
Tot op heden hebben wij geen reactie ontvangen van de kerkfabriek op deze mail.
Door de fusiebeslissing liggen de zaken nu ook enigszins anders: de overheidsopdracht zal nu uitgeschreven worden voor de 3 gemeenten samen, aangezien we vanaf 1 januari 2025 (= ingangsdatum nieuwe polissen) 1 nieuwe gemeente met 1 verzekeringsportefeuille zullen vormen.
In Beveren en Kruibeke is er geen intentie om de kerkfabrieken die actief zijn binnen deze gemeenten mee op te nemen in de overheidsopdracht.
Zoals Axa ook al aangegeven heeft, zijn de te verzekeren risico's totaal anders dan deze in de polissen van gemeente, OCMW en politie.
Daarenboven is de timing om alles rond te krijgen tegen 1 januari 2025 al heel krap. Normaal gezien zou de consultant nu al aangesteld zijn. Doordat we hebben gewacht op duidelijkheid over de fusie, is dat nog niet gebeurd.
De opdracht zal nu, ook zonder de kerkfabriek erbij, al een heel stuk complexer zijn aangezien het gaat om de polissen van 3 entiteiten én met verschillende looptijden per polis voor wat Kruibeke betreft.
Daarnaast lijkt het ons vreemd dat enkel de kerkfabriek van Zwijndrecht mee in de overheidsopdracht opgenomen zou worden en de kerkfabrieken van de andere gemeenten niet. Uiteindelijk zijn we vanaf 1 januari 2025 1 geheel en wij gaan ervan uit dat we binnen dat geheel alles zoveel mogelijk uniform willen doen. Naar timing toe lijkt het ons echter niet haalbaar om de vraag nu nog aan de andere kerkfabrieken te stellen.
Zelfs wanneer enkel de kerkfabriek van Zwijndrecht zou opgenomen worden, betekent dit dat het bestek nog herschreven zal moeten worden, dat ook de kerkfabriek een mandaat zal moeten geven aan Beveren en dat zij ook alle gevraagde informatie bijna onmiddellijk zullen moeten aanleveren.
Aangezien de opdracht al complex is, de timing al zeer krap zal zijn, de vraag om de kerkfabriek mee op te nemen extra werk betekent voor de trekkende dienst en er bij de andere gemeenten van de fusie geen gelijkaardige vraag is, stellen we dan ook voor om de kerkfabriek niet mee op te nemen in de nieuwe overheidsopdracht voor de heraanbesteding van de verzekeringspolissen.
Het college van burgemeester en schepenen besluit om de kerkfabriek Zwijndrecht niet mee op te nemen in de op te starten overheidsopdracht voor heraanbesteding van de verzekeringspolissen.