2023_CBS_01469 - Openingsuren bibliotheek - vraag naar wijziging - Goedkeuring

Enkele feiten over de bibliotheek en haar werking:

• Personeelsbezetting: 6 FTE
  1. 1 Bibliothecaris: 1 FTE
  2. 8 Bibliotheek assistenten: 5 FTE
• Huidige openingsuren: 38u per week
  1. Bib Zwijndrecht: 30u
  2. Bib Burcht: 8u
• Organiseren van activiteiten (overzicht van het aantal uur dat er een activiteit doorgaat in de bib)
  1. September 2023: 43u
  2. Oktober 2023: 87u
• Klasbezoeken (aantal uren dat er klassen langskomen)
  1. September 2023: 23,25u
  2. Oktober 2023: 28,5u

De permanentie van de openingsuren van de bibliotheek werd verdeeld onder het personeel. Bij ieder uitleenmoment is er minstens 1 collega aanwezig. Een tweede collega staat back-up om in te springen tijdens drukke momenten. Tijdens de avondopeningen, woensdagnamiddag en zaterdagochtend zijn er twee collega’s aanwezig. De bib van Burcht is steeds gelijktijdig open met de bib van Zwijndrecht. Zie bijlage 1 voor de huidige openingsuren.

Deze permanentie vraagt om een opgesplitste uurrooster, uniek voor iedere bibcollega. Er zijn namelijk “koppen” nodig om de uren te bemannen. Deze verdeling zorgt echter ook voor uitdagingen, vooral op backoffice vlak, aangezien er geen enkel moment is dat alle personeel tegelijkertijd aanwezig is. Het uitwerken van projecten, afstemmen van beleidsvoering, enz. gebeurt nu op een versplinterde manier en/of in overuren.

Om aan de huidige noden van de bibwerking te voldoen en een duurzame dienstverlening aan te bieden aan de gebruikers werkte de dienst een voorstel uit voor gewijzigde openingsuren (zie bijlage 2).

Dit voorstel bouwt verder op volgende aspecten:

• Organiseren van klasuitleen, losstaand van de standaarduitleen.
  Momenteel worden de klassen ontvangen tussen 9u-12u en 13u45-15u. Ook dit vraagt om 1 à 2 ingeplande collega’s. Door het weglaten van een ochtendopening kunnen deze klasbezoeken beter begeleid worden, inhoudelijk verder uitgewerkt zijn én kan er ook een breder aanbod (vb. zoektocht doorheen de bib, auteurslezing, enz) aan de scholen aangeboden worden, zonder dat er storende factoren zijn op de uitleen (vb. geluidsoverlast, personeelsbezetting).
   Er werd gekozen voor dinsdagochtend, naar analogie met de sluiting van het gemeentehuis.
• Optimalisatie van de avonduitleen.
  Het laatst uitleenuur (19u-20u) is het minst bezochte uitleenmoment. Door de uitleen enkele uren naar voor te schuiven willen we  beter aansluiten op de schooluren zodat schoolgaande kinderen op weg naar huis kunnen binnenspringen. Maar behouden we nog wel voldoende mogelijkheid voor de werkende gebruikers om langs te komen.
• Voorzien van momenten waarop men aan backoffice taken kan werken. Individueel of voor projecten.
   Het aangepaste rooster zorgt ervoor dat de dienst momenten heeft waarop ze haar backoffice taken verder kan uitwerken en/of er aan gezamenlijke projecten gewerkt kan worden.
• Vast overlegmoment waarop heel het team aanwezig is.
  Momenteel worden teamvergaderingen voor 10u gehouden. Wat voor tijdsdruk zorgt en de beoogde resultaten hindert. Daarnaast zijn niet alle collega’s aanwezig en/of komen collega’s in overuren naar de teamvergadering.
  Een gezamenlijk overlegmoment zorgt voor een betere aftoetsing bij het team, maakt de beslissingen beter gedragen en is over het algemeen een meerwaarde voor de teamwerking.
• De dienst wil geen afbouw van het aantal openingsuren in Burcht. Dit omdat de gebruikers en doelgroepen tussen de twee bibliotheken verschillen en we merken dat de noden in Burcht vragen om een toegankelijkere en gebruiksvriendelijkere dienstverlening.

Dit voorstel werd op 14/09/2023 aan het beheersorgaan bibliotheek voorgelegd en er werd hen om advies gevraagd.
Volgende opmerkingen kwamen aan bod, al was er geen algemene consensus tussen de aanwezige leden:

• Behouden van 3 avondopeningen en qua sluitingsmoment aansluiten op het gemeentehuis (19u30 i.p.v. 19u).
• Aansluiting op de schooluren is zeker een meerwaarde.
• Kan de bibliotheek open zijn zonder dat er een bibmedewerker aanwezig is? Dit is met de huidige infrastructuur niet mogelijk. En geen prioriteit om in de huidige legislatuur verder te onderzoeken.

Op basis van hun advies werd een herziene versie uitgewerkt (zie bijlage 3). Ook deze werd aan het beheersorgaan voorgelegd (09/10/2023).
Volgende opmerkingen werden gegeven:

• Waarom wordt de ochtenduitleen op maandag in bib Burcht niet afgeschaft?
          Dit heeft niet dezelfde winstmarge naar gezamenlijk backofficewerk.
• Jammer voor de krantenlezers dat dinsdagochtend zou sluiten. Zo kunnen ze niet elke ochtend komen.
• Is er onvoldoende backofficetijd tussen de openingsuren door?
          Het merendeel van de personeelsleden werkt deeltijds (het grootste deel zelfs halftijds), waardoor ze op deze momenten niet vaak samen aanwezig zijn. De puzzel is complex. Het aannemen van voltijdse krachten is geen oplossing, aangezien we het aantal "koppen" nodig hebben voor de uitleenmomenten.
• Er is bij sommigen toch een voorkeur om tot 20u open te blijven.

Beide voorstellen werden op 06/11/2023 aan het MAT voorgelegd en er werd hen om advies gevraagd. Zij gaven positief advies.

De administratie van de bibliotheek vraagt het college om goedkeuring van nieuwe openingsuren.
Deze nieuwe openingsuren zouden ingaan vanaf januari 2024.