De Vlaamse Regering besliste op 14 maart 2022 om naar aanleiding van de oorlog in Oekraïne haar verantwoordelijkheid als sterke en solidaire regio op te nemen en heeft een taskforce Noodopvang Oekraïne opgericht die de beleidscoördinatie van de vluchtelingen-uitdaging in Vlaanderen opneemt. De taskforce Noodopvang Oekraïne heeft als taak onder andere relevante informatie verzamelen en ontsluiten voor de lokale besturen, de Vlaamse beleidssectoren en het federale niveau alsook de verschillende domeinen bijstaan om via flexibele kaders tijdelijke maatregelen uit te werken.
In de Richtlijn Tijdelijke Bescherming wordt onder meer bepaald dat de mensen die tijdelijke bescherming hebben gekregen, recht hebben op een fatsoenlijk onderkomen. Voor de registratie en het beheer van opvangplaatsen werd er binnen de Vlaamse overheid door de taskforce Noodopvang Oekraïne, die door de Vlaamse Regering opgericht is, beslist om een Vlaamse Huisvestingtool (VHT) te ontwikkelen.
De lokale besturen zijn de centrale actor in de opvang van personen die niet in een asielprocedure zitten. De lokale coördinatoren staan in voor het registreren van het eigen aanbod en het aanbod van andere aanbieders en voor het beheren van toewijzingen en maken daardoor gebruik van de VHT. De verwerking van persoonsgegevens binnen de VHT heeft als oogmerk opvang te organiseren en te verlenen aan tijdelijk ontheemden uit Oekraïne. In dit kader wisselen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (ABB en W-VL) van de Vlaamse Huisvestingstool en het lokaal bestuur (gemeente/OCMW Zwijndrecht), op basis van het territorium van het lokaal bestuur, persoonsgegevens uit.
Rekening houdend met de persoonsgegevens die verwerkt worden in de VHT, is een protocol noodzakelijk om conform de AVG wetgeving te handelen.
Om tot een gedragen protocol te komen, wordt advies gevraagd aan de functionarissen voor gegevensbescherming (FG of DPO) van de lokale besturen. Onze FG bracht hierover een advies uit dat aan ABB bezorgd werd. Aangezien het een negatief advies betreft, zullen ofwel de nodige aanpassingen aan het protocol gedaan worden ofwel zal ABB in gesprek gaan met onze FG. Daarna zal het protocol ter ondertekening voorgelegd worden aan het lokaal bestuur en gepubliceerd op de website.
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), Afdeling 4, Functionaris voor gegevensbescherming (artikel 37 t/m 39).
Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer, artikel 9.
Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Koninklijk besluit houdende de organisatie van de informatieveiligheid bij de instellingen van sociale zekerheid van 12 augustus 1993, artikels 2, 3 en 4.
Richtlijn 2001/55/EG van de Raad van 20 juli 2001 betreffende minimumnormen voor het verlenen van tijdelijke bescherming in geval van massale toestroom van ontheemden en maatregelen ter bevordering van een evenwicht tussen de inspanning van de lidstaten voor de opvang en het dragen van de consequenties van de opvang van deze personen.
Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382 van de Raad van 4 maart 2022 tot vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne.
Besluit van 8 april 2022 van de Vlaamse Regering (BVR) tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor de opbouw van opvangcapaciteit voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne.
Het vast bureau neemt kennis van het negatief advies van de FG (functionaris voor gegevensbescherming) over het protocol Vlaamse Huisvestingstool Oekraïne, op basis van het ontbreken van bewaartermijnen voor de verzamelde gegevens.