2024_CBS_01298 - Reorganisatie dienst Uitvoering

Wijzigingen in de organisatiestructuur

Om de stabiliteit van de werking tijdens deze overgangsperiode te kunnen garanderen, zijn een aantal aanpassingen aan de organisatiestructuur en taakafspraken binnen Uitvoering wenselijk (noodzakelijk). Hierbij werd vertrokken van volgende uitgangspunten

• We vertrekken voor het uitzetten van de structuur van de noden/behoeften om een goede dienstverlening te kunnen garanderen (focus is maw de optimale werkingsstructuur en niet de mens die nu op een bepaalde positie zit)
•  Binnen het personeelsbudget van het bestaand kader van Uitvoering Zwijndrecht
•  Rekening houdend met de talenten en kwaliteiten van de medewerkers 
•  Eerdere afspraken gemaakt binnen het clusteroverleg Leefomgeving – Openbaar Domein, ter voorbereiding van de fusie; 

Voorliggend voorstel werd besproken en goedgekeurd op het clusteroverleg (met betrokken directeurs van Beveren en Kruibeke) van 19 september en het fusieteam van 4 oktober 2024.

Onderbrengen van administratie onder de resp. diensten

Er werd geopteerd om het team administratie op te splitsen in 2 teams, 1 onder Openbaar Domein en 1 onder Gebouwen om volgende redenen

• Duidelijkere hiërarchie en eenheid van leiding + meer inhoudelijke betrokkenheid van diensthoofd/coördinator
•  Duidelijkere opdrachtomschrijvingen voor administratie
•  Door de veelheid aan administratieve taken is gebouwenadministratie  blijven liggen (oa opvolgen van keuringen & onderhoudscontracten) waardoor er een aanzienlijke achterstand werd opgebouwd. Door gebouwenadministratie als een aparte, afgebakende taak te definiëren hopen we dit in de toekomst beter te kunnen opvolgen.
• Op dit moment is onduidelijk of gebouwen in de toekomst onderdeel blijft van de cluster grondgebiedzaken. Vanuit een klantgerichte benadering hoort gebouwen eerder thuis onder facility management (doelgroep : interne klant)

Dienst Gebouwen

Aangezien er op vlak van coördinatie van onderhoud gebouwen een ‘gat’ is binnen de 3 administraties, was er consensus bij de betrokken directeurs van de 3 gemeenten dat er per 1.1.2025 een diensthoofd gebouwen dient aangeworven te worden met middelen die vrijkomen door de openstaande directeursfunctie. Dit werd ook zo opgenomen in de nota ‘Tijdelijke structuur Leefomgeving en Openbaar Domein’ die al eerder aan het fusieteam werd voorgelegd.

Over het functieniveau in het definitieve organogram is nog geen consensus (B1-B3 vs B4-B5?). Dit dient verder opgenomen te worden bij de functiewegingen ikv de fusie. Feit is dat de coördinator onderhoud van 1.1.2025 tot aan de inwerkingtreding van het definitieve organogram 2 C4-C5-profielen dient aan te sturen én eindverantwoordelijke is voor de Dienst Gebouwen. Omwille van hiërarchie én verantwoordelijkheden stellen wij voor om de B1-B3-functie op het kader van Uitvoering (teamverantwoordelijke Administratie) tijdelijk op te schalen naar B4-B5 Diensthoofd Onderhoud Gebouwen door middel van een tijdelijke waarneming van 1.1.2025 tot aan de inwerkingtreding van het definitieve organogram.

Naast de B1-B3-functie (teamverantwoordelijke Administratie) voorzien we ook nog 1 C1-C3 administratieve functie van het huidige kader om op een meer gestructureerde manier de gebouwenadministratie te kunnen opvolgen.

De taakverdeling (op grote lijnen) voor alle leidinggevende en administratieve functies is toegevoegd in bijlage.

Dienst Openbaar Domein (Wegen, Groen & Logistiek)

De belangrijkste wijziging in de structuur van de Dienst Openbaar Domein is een thematische clustering van groen & openbaar domein, waardoor er ruimte is om op niveau van functies te diversifiëren. Meer concreet: het takenpakket van de teamverantwoordelijken Groen en Openbare Werken wordt gecombineerd tot 1 functie van teamverantwoordelijke Groen & Openbare Werken. Op die manier hopen we:

•  tot een verdere/betere integratie van de beleidsdomeinen groen & openbaar domein te komen. Dit betekent niet dat werkmannen groen taken voor openbaar domein dienen te doen of omgekeerd, maar dat er een betere afstemming komt tussen de werken van groen en openbaar domein. (Integratie op niveau van de teamverantwoordelijke, niet op niveau van de werkmannen)
• een extra functie als toezichter C4-C5 te kunnen creëren, die naast het opvolgen van eigen werven van Uitvoering ook het aanspreekpunt zal worden voor het opvolgen van werken door nutsmaatschappijen.

Ook binnen het Team Administratie onder Openbaar Domein stellen we een aantal wijzigingen voor:

•  Vermits de functie van Teamverantwoordelijke Administratie in afwachting van het definitieve organogram zal ingevuld worden als Diensthoofd Onderhoud gebouwen is er voor de administratie van Openbaar Domein een extra leidinggevende functie op C4-C5-niveau noodzakelijk.  
• De leidinggevende Administratie zal ook de werkmannen Logistiek aansturen omdat dit (gezien de overmatige bevraging door interne diensten) vooral planningsvaardigheden én ‘onderhandelings’skills met andere diensten vereist veeleer dan technische vaardigheden.
• Daarnaast opteren we er voor om 1 functie D4-D5 ploegbaas te heroriënteren naar een technisch administratieve functie voor ondersteunende en beleidsvoorbereidende taken, zoals het up-to-date houden van de GIS-databank, het databeheer oa ikv de opmaak van bestek, technisch-inhoudelijke ondersteuning van het diensthoofd bij de opmaak van bestekken,… Idealiter is dit een C1-C3-functie maar gezien de fusie en het feit dat D4-D5 vanuit financieel oogpunt nagenoeg gelijkwaardig is, wordt de D4-D5-functie behouden. Deze wijziging zal geen impact hebben op de operationele werking, omdat we in de feiten ondervinden dat 2 ploegbazen toereikend zijn voor het aansturen van de werkmannen.

Poets

De structuur van Poets blijft ongewijzigd. Gezien het uitgebreide takenpakket van de directeur per 1.1.25 (Publiek Domein Kruibeke + Uitvoering Zwijndrecht) én het gegeven dat Poets in zowel in Beveren als in Kruibeke in een andere cluster is ondergebracht (Interne Zaken - Facility Management), zijn wij vragende partij om het team Poets van Zwijndrecht versneld onder de aansturing van de leidinggevende van Beveren te brengen (en dus op dit vlak af te wijken van de 1+1+1 afspraken), zodat ook de teamverantwoordelijke Poets per 1.1.25 zicht heeft op een duidelijke aansturing.

FInancieel

Zie het overzicht in bijlage (presentatie) : voorliggende bewegingen worden uitgevoerd binnen het bestaande budget van de dienst

De juiste persoon op de juiste plek

Eénmaal de organisatiestructuur uitgewerkt, zijn we gaan kijken naar de juiste persoon op de juiste plek. Daarbij werd rekening gehouden met talenten en persoonlijke voorkeuren, alsook een goede onderlinge (versterkende) samenwerking. Zeker op dat laatste vlak zijn door het uitblijven van een duidelijk leiderschap in het verleden wonden geslagen.

Wij stellen volgende personeelsverschuivingen in navolging van de structuurwijziging voor:

 Functiewijziging binnen zelfde graad

 Sam Audenaert: van technisch deskundige gebouwen naar technisch deskundige Openbaar Domein (C4-C5)

 Nathalie De Clerck: van teamverantwoordelijke Poets naar teamverantwoordelijke Admin & Logistiek (C4-C5)

 Thomas De Buck: van ploegbaas naar technisch administratief medewerker (D4-D5)

 Tijdelijke waarneming van B1-B3 naar B4-B5 coördinator Onderhoud Gebouwen door Sissi De Kerf

Hierdoor ontstaan volgende vacante functies:

•  Teamverantwoordelijke Poets : deze functie komt vrij door de functiewijziging van Nathalie De Clerck. 
• Teamverantwoordelijke Groen & Openbare Werken : deze functie is intussen bijna een jaar vacant, zonder succesvolle aanwerving. 
• Technisch deskundige Gebouwen : deze functie komt vrij door de functiewijziging van Sam Audenaert. Om de continuïteit te waarborgen wordt voorgesteld

o    De vacature deskundige Gebouwen C4-C5 zo snel mogelijk in te vullen door een spoedige aanstelling uit de wervingsreserve voor een vergelijkbare functie in Beveren (lopende selectieprocedure).

o    De interim-opdracht van Luk Gladines te verlengen in afwachting van de indiensttreding van de nieuwe deskundige Gebouwen, en zo nodig (gezien de omvangrijke opdracht voor 2025 en afhankelijk van de expertise en ervaring van de nieuwe medewerker) nog langer aan te houden.

PROCEDURE

Onder normale omstandigheden is voorliggende wijziging ontwerp van een kaderwijziging en worden er procedures interne mobiliteit gevoerd met functiewijzigingen en formele selecties . Op minder dan drie maanden van de fusiedatum waarbij alle functies in het 1+1+1 organogram toch weer bij elkaar worden gegooid en op korte termijn een nieuwe reorganisatie / samenvoeging / definitief organogram zal nodig zijn en omwille van de precaire situatie en het zeer grote risico qua continuïteit en permanentie van de dienst, wordt voorgesteld om de reorganisatie via collegebeslissingen door te voeren weliswaar in overleg met alle betrokkenen én met de fusiepartners zodat er geen stappen gezet worden die toekomstige samenvoeging bemoeilijken of hinderen.