Tijdens de voorbereiding rekenen we op 750 à 800 aanwezige personeelsleden.
Activiteit
Omdat we zelf onvoldoende ervaring hebben met het organiseren van teambuildings voor zo'n grote groep, zochten we een externe partner die ons hierin kan bijstaan. Op basis van de goede ervaringen tijdens de trefdag in Kruibeke en van onze eigen dienst vrije tijd, omwille van de kennis van de gemeentelijke infrastructuur en de daaraan gekoppelde mogelijkheden om een teambuilding op maat uit te werken, contacteerden we Jeppa Sport om voor ons een voorstel van activiteit(en) uit te werken.
Het versterken van de onderlinge band staat centraal, waarbij Jeppa een innovatieve teambuilding activiteit introduceert: de ‘Company Cup’, die voor deze gelegenheid wordt omgedoopt tot de ‘Strijd der diensten’.
Tijdens dit evenement kunnen deelnemers, individueel, in teams of als hele groep, hun krachten meten via een op maat gemaakte webapplicatie. De activiteiten zullen plaatsvinden in sporthal Den Draver, de buitenterreinen en het administratief centrum, waar een dag vol originele uitdagingen en samenwerking op het programma staat.
Daarnaast is er een quiz met 5 ludieke vragen over de interne werking van elke gemeente. Zo creëren we een verbindende factor tussen de personeelsleden van de 3 besturen.
De voorbereiding, uitwerking en begeleiding van de activiteit door Jeppa Sport kost 13 800 euro excl. 21% btw of 16 698 euro incl. 21% btw.
Catering
’s Ochtends voorzien we koffiekoeken, water, koffie & thee.
’s Middags voorzien we broodjes, water & sappen.
De catering gaat telkens door in sporthal Den Draver.
Alle catering, toebehoren en benodigdheden zullen bij diverse leveranciers besteld worden (via bestelbon) en kosten naar schatting in totaal 7600 euro incl. btw.
Budget
De werkgroep voor de organisatie van de trefdag kreeg - met goedkeuring van de financieel directeur en algemeen directeur - een richtbudget van 25 000 euro om het evenement te organiseren.
Na aftrek van de kost voor de activiteit en catering blijft er naar schatting 700 euro over. Dit is zonder voorziening voor onvoorziene of extra kosten. Daarom stelt de werkgroep voor het budget naar 28 000 euro te verhogen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, artikel 92 (aanvaarde factuur, opdrachten van beperkte waarde).
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, artikel 4, §3 en 124.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord dat de trefdag voor personeel georganiseerd wordt door Jeppa Sport, Frederik de Merodestraat 6, 2600 Antwerpen tegen de prijs van 13 800 euro excl. 21% btw of 16 698 euro incl. 21% btw.
Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord dat het totaalbudget voor de trefdag verhoogd wordt naar 28 000 euro.