Deze overeenkomsten zullen nog lopende zijn op de samenvoegingsdatum en worden dus allen overgenomen door de fusiegemeente.
De drie overeenkomsten vertonen evenwel een aantal verschillen t.o.v. elkaar. Om op de fusiedatum te kunnen beschikken over een eenduidig contractueel kader (én een eenduidig softwarepakket), dienen de overeenkomsten op elkaar te worden afgestemd.
De drie overeenkomsten werden daarom “samengesmolten” tot één enkele overeenkomst, waarvan de modaliteiten in bijlage terug te vinden zijn.
Huidige recurrente kosten - software Payroll & HR:
| Gemeente | Kosten per jaar excl. btw |
| Zwijndrecht | 71 282,19 euro |
| Beveren | 142 442,08 euro |
| Kruibeke | 62 680,79 euro |
| 276 405,07 euro* |
* detail huidige prijszetting in bijlage.
Voorstel recurrente kosten - software Payroll & HR in het kader van de fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht:
| Gemeente | kosten per jaar excl. btw |
| Fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht | 251 077,46
euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage.
Voorstel éénmalige kosten - software Payroll & HR in het kader van de fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht:
| éénmalige kosten exclusief btw | |
Projectbegeleiding fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht | 29 543,14
euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage.
Bovenop de korting gelden de volgende gunstige effecten door de harmonisatie:
Voor gemeente Beveren:
1. Payroll – Lima Premium in Gemengde Service
2. Core en Soft HR Premium
3. Fietslease
4. JobSolutions Premium
5. Digitale loonstroken
Voor gemeente Kruibeke:
1. Payroll – Lima Premium in Gemengde Service
2. Core en Soft HR Premium
3. Nieuw: Toegang tot Fietslease
4. Nieuw: Toegang tot JobSolutions Premium
5. Digitale loonstroken
Voor gemeente Zwijndrecht:
1. Payroll – Lima Premium in Gemengde Service
2. Upgrade: Core en Soft HR Premium
3. Fietslease
4. JobSolutions Premium
5. Digitale loonstroken
De totale kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht op 48 maanden bedragen 1 033 852,98 euro excl. btw of 1 250 962,10 euro incl. 21% btw (= éénmalige kosten en recurrente kosten).
De betrokken diensten Personeel & HR (BKZ) hebben de offertes nagezien op hun correctheid en volledigheid.
De fusiegroep ICT geeft een gunstig advies.
De nieuwe opdracht, resulterende uit de “samensmelting” van de opdrachten/overeenkomsten, verschilt niet materieel t.o.v. de opdrachten die de gemeente Beveren en gemeente Kruibeke en gemeente Zwijndrecht aanvankelijk met Cipal Schaubroeck gesloten heeft. De wijzigingen zijn niet dermate verregaand dat aangenomen zou kunnen worden dat andere kandidaten geselecteerd zouden zijn geweest, dat de opdracht aan een andere ondernemer zou zijn gegund geweest of dat bijkomende ondernemers deelgenomen zouden hebben aan de plaatsingsprocedure indien deze wijzigingen van bij aanvang voorzien waren geweest. Het economisch evenwicht van de opdracht wordt niet gewijzigd (in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die niet voorzien is in de oorspronkelijke opdracht). De wijziging leidt ook niet tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de oorspronkelijke opdracht.
Deze wijziging van de lopende opdracht is gerechtvaardigd op basis van de artikelen 38/5 en 38/6 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (AUR).
De overeenkomsten software Payroll & HR voor fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht, gesloten met Cipal Schaubroeck, worden gewijzigd conform de modaliteiten opgenomen in bijlage in toepassing van artikel 38/5 en 38/6 AUR.
De éénmalige kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 29 543,14 euro excl. btw of 35 747,19 euro incl. btw.
De jaarlijkse kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 251 077,46 euro excl. btw of 303 803,72 euro incl. btw.
De gemeente Beveren wordt gemandateerd om de overeenkomsten m.b.t. de wijziging te ondertekenen.