Deze overeenkomsten zullen nog lopende zijn op de samenvoegingsdatum en worden dus allen overgenomen door de fusiegemeente.
De twee overeenkomsten vertonen evenwel een aantal verschillen t.o.v. elkaar. Om op de fusiedatum te kunnen beschikken over een eenduidig contractueel kader (én een eenduidig softwarepakket), dienen de overeenkomsten op elkaar te worden afgestemd.
De overeenkomsten werden dienvolgens “samengesmolten” tot één enkele overeenkomst, waarvan de modaliteiten in bijlage terug te vinden zijn.
Huidige recurrente kosten - eSignflow:
| Gemeente | Aantal handtekeningen | Kosten per jaar excl. btw |
| Zwijndrecht | 16 945 | 7 995,65 euro |
| Beveren | 10 774 | 8 706,97 euro |
| 27 719 | 16 702,62 euro* |
* detail huidige prijszetting in bijlage.
Voorstel recurrente kosten fusiegemeente BKZ - eSignflow:
| Gemeente | Geschat aantal handtekeningen | kosten per jaar excl. btw |
| Fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
| 50 000 | 15 790,00 euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage, inclusief opties "Automatische handtekenpositionering" en "koppeling Active Directory".
Voorstel éénmalige kosten fusiegemeente BKZ - eSignflow:
| éénmalige kosten excl. btw | |
| Standaard applicatie opstartkosten fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
| 825 euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage.
De offerte werd opgemaakt voor 50 000 handtekeningen.
In 2023 was het verbruik voor Beveren en Zwijndrecht, die beiden al de ondertekensoftware eSignflow gebruiken; 27 719 handtekeningen. Door de gunstige staffelprijs (d.m.v. schaalvoordeel) kan de gemeente Kruibeke kosteloos inkantelen.
De betrokken diensten (BKZ) hebben de offertes nagezien op hun correctheid.
De fusiegroep ICT geeft een gunstig advies.
De nieuwe opdracht, resulterende uit de “samensmelting” van de opdrachten/overeenkomsten, verschilt niet materieel t.o.v. de opdrachten die de gemeente Beveren en gemeente Zwijndrecht aanvankelijk met Vanden Broele gesloten heeft. De wijzigingen zijn niet dermate verregaand dat aangenomen zou kunnen worden dat andere kandidaten geselecteerd zouden zijn geweest, dat de opdracht aan een andere ondernemer zou zijn gegund geweest of dat bijkomende ondernemers deelgenomen zouden hebben aan de plaatsingsprocedure indien deze wijzigingen van bij aanvang voorzien waren geweest. Het economisch evenwicht van de opdracht wordt niet gewijzigd (in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die niet voorzien is in de oorspronkelijke opdracht). De wijziging leidt ook niet tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de oorspronkelijke opdracht.
Deze wijziging van de lopende opdracht is gerechtvaardigd op basis van de artikelen 38/5 en 38/6 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (AUR).
De overeenkomst Ondertekenplatform eSignflow, gesloten met Vanden Broele, wordt gewijzigd conform de modaliteiten opgenomen in bijlage in toepassing van artikel 38/5 en 38/6 AUR.
De éénmalige kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 825 euro excl. btw of 998,25 euro incl. btw.
De jaarlijkse kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 15 790 euro excl. btw of 19 105,90 euro incl. btw.
De gemeente Beveren wordt gemandateerd om de overeenkomsten m.b.t. de wijziging te ondertekenen.