Deze overeenkomsten zullen nog lopende zijn op de samenvoegingsdatum en worden dus allen overgenomen door de fusiegemeente.
De overeenkomsten vertonen evenwel een aantal verschillen t.o.v. elkaar. Om op de fusiedatum te kunnen beschikken over een éénduidig contractueel kader (én een éénduidig softwarepakket met dezelfde modules/opties), dienen de overeenkomsten op elkaar te worden afgestemd.
De overeenkomsten werden dienvolgens “samengesmolten” tot één enkele overeenkomst, waarvan de modaliteiten in bijlage terug te vinden zijn.
Huidige recurrente kosten:
| Gemeente | Kosten per jaar excl. btw |
| Zwijndrecht -
Notula/Webcasting/Permanentie
| 27 157,28 euro |
| Beveren - Notula/Confidesk/SmartLoket
| 87 835,92 euro |
| 114 993,20 euro* |
* detail huidige prijszetting in bijlage (zie pagina 4).
Voorstel recurrente kosten fusiegemeente BKZ - Notula/Confidesk/Smart Loket/Webcasting/Permanentie:
| Gemeente | Kosten per jaar excl. btw |
| Fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht | 109 845,14 euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage (zie pagina 4), inclusief volgende modules/opties: Notula/Confidesk/Smart Loket/Webcasting/Permanentie.
Voorstel éénmalige opstartkosten fusiegemeente BKZ:
| éénmalige kosten excl. btw | |
| Standaard applicatie opstartkosten fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht
| 31 245,00 euro* |
* * detail prijszetting: éénmalige opstartkosten + projectmanagement (PM) fusiegemeente BKZ in bijlage (zie pagina 4).
Uit het voorstel blijkt dat de gemeente Kruibeke kosteloos kan inkantelen voor het gebruik van de modules/opties: Notula/Confidesk/Smart Loket/Webcasting/Permanentie. Momenteel maakt de gemeente Kruibeke geen gebruik van voornoemde softwaremodules. Het gunstige prijsvoorstel is een gevolg van het schaalvoordeel (=> aantal inwoners).
De betrokken diensten (BKZ) hebben de offertes nagezien op hun correctheid.
De fusiegroep ICT geeft een gunstig advies.
De nieuwe opdracht, resulterende uit de “samensmelting” van de opdrachten/overeenkomsten, verschilt niet materieel t.o.v. de opdrachten die de gemeente Beveren, de gemeente Kruibeke en de gemeente Zwijndrecht aanvankelijk met Cevi gesloten hebben. De wijzigingen zijn niet dermate verregaand dat aangenomen zou kunnen worden dat andere kandidaten geselecteerd zouden zijn geweest, dat de opdracht aan een andere ondernemer zou zijn gegund geweest of dat bijkomende ondernemers deelgenomen zouden hebben aan de plaatsingsprocedure indien deze wijzigingen van bij aanvang voorzien waren geweest. Het economisch evenwicht van de opdracht wordt niet gewijzigd (in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die niet voorzien is in de oorspronkelijke opdracht). De wijziging leidt ook niet tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de oorspronkelijke opdracht.
Deze wijziging van de lopende opdracht is gerechtvaardigd op basis van de artikelen 38/5 en 38/6 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (AUR).
De overeenkomsten Notula/Confidesk/Smart Loket/Webcasting/Permanentie worden gewijzigd conform de modaliteiten opgenomen in bijlage in toepassing van artikel 38/5 en 38/6 AUR voor fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht .
De éénmalige kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 31 245,00 euro excl. btw of 37 806,45 euro incl. btw.
De jaarlijkse kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 109 845,14 euro excl. btw of 132 912,61 euro incl. btw.
De gemeente Beveren wordt gemandateerd om de overeenkomsten m.b.t. de wijziging te ondertekenen.