Deze overeenkomsten zullen nog lopende zijn op de samenvoegingsdatum en worden dus allen overgenomen door de fusiegemeente.
De twee overeenkomsten vertonen evenwel een aantal verschillen t.o.v. elkaar. Om op de fusiedatum te kunnen beschikken over een eenduidig contractueel kader (én een eenduidig softwarepakket), dienen de overeenkomsten op elkaar te worden afgestemd.
De overeenkomsten werden daarom “samengesmolten” tot één enkele overeenkomst, waarvan de modaliteiten in bijlage terug te vinden zijn.
Huidige recurrente kosten - eGovFlow:
| Gemeente | Kosten per jaar excl. btw |
| Zwijndrecht | 10 073 euro |
| Beveren | 12 467 euro |
| 22 540 euro* |
* detail huidige prijszetting per bestuur in bijlage - blz.17.
Voorstel recurrente kosten fusiegemeente BKZ - eGovFlow:
| Gemeente | Geschatte aantal attesten | kosten per jaar excl. btw |
| Fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht | + 25% | 24 529
euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage - blz. 17.
Voorstel éénmalige kosten fusiegemeente BKZ - eGovFlow:
| éénmalige kosten exclusief btw | |
Samenvoegen databasewerk & opstartkosten fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht | 1 260
euro* |
* detail prijszetting fusiegemeente BKZ in bijlage- blz.17.
In het voorstel werd rekening gehouden met een realistische stijging van 25% extra af te leveren attesten. Per 1000 extra attesten stijgt de kostprijs met 250 euro excl. btw per jaar. Door de gunstige staffelprijs (dmv schaalvoordeel) kan de gemeente Kruibeke zo goed als kosteloos inkantelen.
De totale kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht op 36 maanden bedragen 74 847 euro excl. btw of 90 564,87 euro incl. 21% btw (= éénmalige kosten en recurrente kosten).
De betrokken diensten (BKZ) hebben de offertes nagezien op hun correctheid.
De fusiegroep ICT geeft een gunstig advies.
De nieuwe opdracht, resulterende uit de “samensmelting” van de opdrachten/overeenkomsten, verschilt niet materieel t.o.v. de opdrachten die de gemeente Beveren, de gemeente Kruibeke en de gemeente Zwijndrecht aanvankelijk met Vanden Broele gesloten hebben. De wijzigingen zijn niet dermate verregaand dat aangenomen zou kunnen worden dat andere kandidaten geselecteerd zouden zijn geweest, dat de opdracht aan een andere ondernemer zou zijn gegund geweest of dat bijkomende ondernemers deelgenomen zouden hebben aan de plaatsingsprocedure indien deze wijzigingen van bij aanvang voorzien waren geweest. Het economisch evenwicht van de opdracht wordt niet gewijzigd (in het voordeel van de opdrachtnemer op een wijze die niet voorzien is in de oorspronkelijke opdracht). De wijziging leidt ook niet tot een aanzienlijke verruiming van het toepassingsgebied van de oorspronkelijke opdracht.
Deze wijziging van de lopende opdracht is gerechtvaardigd op basis van de artikelen 38/5 en 38/6 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten (AUR).
De overeenkomsten eGovFlow voor fusie Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht, gesloten met Vanden Broele, worden gewijzigd conform de modaliteiten opgenomen in bijlage in toepassing van artikel 38/5 en 38/6 AUR.
De éénmalige kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 1 260 euro excl. btw of 1 524,60 euro incl. btw.
De jaarlijkse kosten voor de fusiegemeente Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht worden goedgekeurd voor de som van 24 529 euro excl. btw of 29 680,09 euro incl. btw.
De gemeente Beveren wordt gemandateerd om de overeenkomsten m.b.t. de wijziging te ondertekenen.