Sinds de totstandkoming van het decreet lokaal bestuur worden er, in tegenstelling tot het vorige decreet, geen gedetailleerde regels meer opgelegd over kasverrichtingen en inning geringe dagontvangsten. Het is wel de taak van het lokaal bestuur zelf om hieromtrent interne regels op te stellen. Deze regels beschrijven we in een procedure, we voeden op die manier het organisatiebeheersingssysteem.
De procedure kasbeheer werd onlangs geactualiseerd (zie bijlage ). Belangrijkste wijzigingen zijn:
Bij het opmaken van deze procedure werden extra controles gedaan door de financiële dienst. Deze waren sluitend voor de kassen Leven, Onthaal, Bib en Waaigat maar er werden verschillen opgemerkt in zowel de kas van de politie als die van de sport.
Verklaring verschil kas sport.
In de boekhouding stond een wisselgeldkas geregistreerd van 600 euro (8x50 euro toezichters en 200 euro in een centrale kas). Na telling bleek er slechts 201.86 euro aanwezig (3x50 euro toezichters en 51.86 euro in de centrale kas). Door een relatief groot personeelsverloop, is het moeilijk de juiste oorzaak hiervan nog te achterhalen. Enkele mogelijke oorzaken zijn:
Voorgestelde actie n.a.v. dit kasverschil:
Het bedrag van 201.86 euro is door de verantwoordelijke van de sportdienst binnengebracht bij de financiële dienst en het verschil wordt als kasverschil geboekt.
In overleg met departementshoofd vrije tijd hebben we beslist om het werken met een wisselkas af te schaffen in de sporthal. Bezoekers kunnen nog cash betalen maar enkel wanneer ze dit met gepast geld doen. We moedigen ze echter aan om te betalen via bancontact. In uiterste nood kunnen ze een factuur krijgen die ze via een overschrijving betalen. We schatten in dat de laatste situatie zich zelden zal voordoen, gezien de weinige transacties (er is veel verhuur door verenigingen en die betalen steeds via factuur) die er nu reeds plaatsvinden.
Verklaring verschil kas politie.
In de boekhouding van de gemeente staat een wisselgeldkas geregistreerd van 125 euro. Deze kassa staat echter ook geregistreerd in de politieboekhouding. De opzet van dubbele kassen dateert al van voor 2004 en door personeelsverloop en verschillende wijzigingen van softwarepakketten is niet meer te achterhalen wat er toen gebeurd is (de politieboekhouding en de gemeenteboekhouding werd ook door verschillende personeelsleden gevoerd).
We vermoeden dat de oorzaak van het kasverschil ofwel ligt aan de foutieve dubbele registratie ervan, ofwel ligt aan het onvolledig binnenbrengen van bewijsstukken bij de financiële dienst (aangezien er slechts terugbetaling gebeurt ten bedrag van de binnengebrachte bewijsstukken is de kas stilletjes aan opgedroogd).
Voorgestelde actie n.a.v. dit kasverschil:
De kas van de politie dient verwerkt te worden in de politieboekhouding en niet in de gemeenteboekhouding. Zodra dit verschil is verwerkt, kan dit probleem zich niet meer stellen. Binnen de politieboekhouding zullen de nodige controles worden ingebouwd.
Er wordt voorgesteld om zowel het verschil van de sport als van de politie te boeken als een kost in de boekhouding. In de nieuwe procedure kasbeheer is voldoende controle voorzien zodat dit in de toekomst niet meer zou mogen voorkomen.
Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017,
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de nieuwe procedure Kasbeheer
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het kasverschil sport en gaat akkoord dat dit wordt geboekt als een kost in de boekhouding.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het kasverschil politie en gaat akkoord dat dit wordt geboekt als een kost in de boekhouding.